Das sind die 7 Verschwendungsarten am PC-Arbeitsplatz
In der Produktion wurden die 7 Verschwendungsarten definiert, um zeitliche Verzögerungen bei der Fertigung zu minimieren.
Doch dieses Prinzip lässt sich auch auf den eigenen Arbeitsplatz im Büro ausrichten.
Immerhin ist der Arbeitsplatz praktisch der individuelle Produktionsbereich des Mitarbeiters.
Auch am PC gilt es, unnötige Verschwendungen und Verzögerungen zu vermeiden. Schlussendlich kann auch der eigene PC am Arbeitsplatz durch die richtige Ordnung und klare Strukturen profitieren – Praktisch ein digitales 5S!
Diese 7 Verschwendungsarten gilt es am PC zu meiden:
Bestände | Durch eine mangelhafte Archivierung werden die Ordner überhäuft und die Auffindung benötigter Daten wird erschwert. Das kann passieren, wenn ältere Dateien nicht in festgelegten Zeiträumen aussortiert und ins Archiv gelegt werden. |
Bewegung | Ohne eine klar festgelegte Vorgabe, wie man die Dateien benennen soll, sind die Bezeichnungen willkürlich und spiegeln nicht die Aktualität der Datei wider. Das führt zu langen Suchzeiten, da man auf den unterschiedlichen Bezeichnungen die notwendige Datei nicht sofort erkennt. |
Falsche Prozesse | Gerade wenn mehrere Leute an denselben Dateien arbeiten, kommt es immer noch häufig zu Kompatibilitätsproblemen und fehlender Aktualität. So könnten beispielsweise zwei Leute, die an derselben Datei arbeiten, die Aufschriebe des anderen überschreiben. |
Nacharbeit | Fehler bei der Dateienführung resultieren häufig darin, dass die Daten umbenannt und die Ordner umstrukturiert werden müssen. So kommt es immer wieder vor, dass neue Dateien erstellt werden, statt existierende Dateien aufzufinden und fortzuführen. |
Transport | Es kommt immer noch oft vor, dass Daten häufig bewegt werden müssen, um die Leute zu informieren, beispielsweise durch das Versenden von Emails. Dieser Vorgang ist unnötig aufwendig und lässt sich beispielsweise durch gemeinsam geführte Ordner korrigieren. |
Überproduktion | Die Erstellung von zu vielen Checklisten und Auswertungen trägt zur Verschwendung bei. Das führt zu unnötig komplexen Excel-Dateien und überflüssigen Kennzahlen, aus denen man im schlimmsten Fall nicht zu den richtigen Schlussfolgerungen kommt. |
Wartezeit | Bereits ein zu langes Laden beim Einschalten vom PC und von Druckern kann ein Anzeichen von Verschwendung sein. Hier kann veraltete und nicht aktualisierte Software der Grund sein, die im Schlimmsten Fall zu Ausfällen der Hardware führen kann. |
Anfangs noch wirken die Anpassungen am PC trivial. Doch wenn man die Verzögerungsquellen identifiziert und schrittweise abarbeitet, wird man langfristig eine Prozessverbesserung bei der Arbeit am PC erkennen.
Selbst wenn man alleine dadurch Zeit einspart, dass man bei der Suche nicht ständig die falsche Datei öffnet, war es die Mühe allemal wert!
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