Logische Ordnerstruktur: Haben Sie den Durchblick in der Ordnerstruktur eines Kollegen?
Nutzen Sie unsere 5 Tipps für eine logische Ordnerstruktur im Unternehmen, damit Sie sich nicht in der Logik Ihrer Kollegen verlaufen.
Mit logischen Ordnerstrukturen ist das so eine Sache. Was für Sie logisch ist, kann für Ihren Kollegen das genaue Gegenteil sein. Somit ist nahezu jede Ordnerstruktur auf seine Art und Weise logisch, aber nicht für alle nachvollziehbar. So lange Sie für sich selbst arbeiten, gibt es da auch kein Problem. Wenn es dann aber im Team oder Unternehmen an eine gemeinsame Ordnerstruktur geht, kann es zu einem enormen Problem werden. Der Weg aus manch einem Irrgarten ist schneller gefunden, als eine Datei in der Struktur eines anderen! Es kostet Zeit, Nerven und sorgt für Ärger. Wie oft suchen Sie in Ihrem System nach Dateien von Kollegen?
Mit 5 Tipps zur logischen Ordnerstruktur helfen wir Ihnen Normen festzusetzen, damit eine Ordnerstruktur in der Firma für alle logisch oder zumindest einfach nachvollziehbar ist.
Tipp 1: Eine logische Ordnerstruktur klappt nur gemeinsam
Wie bereits festgestellt: Was für den einen logisch ist, muss für den anderen Kollegen nicht unbedingt logisch sein. Daher ist es wichtig, dass Sie sich gemeinsam austauschen und analysieren, für welche Themen Sie Ordner anlegen müssen und wie Sie diese zukünftig benennen. Optimal für das Zusammentragen der Themen ist beispielsweise eine Mindmap in der Sie Ihre Themen nach und nach in Cluster zusammentragen können. Dieses können Sie dann einfach in die Ordner überführen.
Tipp 2: Anzahl von Ordnerebenen & Ordnern begrenzen
Je mehr Ordner und Ebenen, desto länger brauchen Sie, um die entsprechenden Dateien & Dokumente zu finden. So sollten Sie möglichst nicht mehr als 10 Ordner pro Ebene und maximal 3 bis 5 Ebenen verwenden. Wenn man dies hochrechnet kommt man bei 3 Ebenen und 7 Ordnern pro Ebene bereits auf 343 Ordner in der letzten Ebene -könnten Sie sich alle merken?
Vermutlich nicht, daher ist neben der zahlenmäßigen Begrenzung auch eine eindeutige Benennung der Ordner wichtig. Anhand der Ordnernamen soll unmissverständlich klar sein, was Sie dort finden. Sie müssen bei Windows nur aufpassen, dass Sie die maximale Pfadlänge von ca. 255 Zeichen (inklusive Dateinamen) nicht überschreiten.
Tipp 3: Ordner & Dateien systematisch benennen
Um das Suchen nach der richtigen Datei noch weiter zu erleichtern, sollten Sie Dateien und Ordner systematisch benennen. Für Ordner eignet sich dabei eine Nummerierung von 01 bis 10 (entsprechend der Ordneranzahl). So umgeht man, das Problem, dass Ordner automatisch alphabetisch geordnet werden und bei jedem neu angelegten Ordner Ihre Position ändern.
Damit auch Dateien logisch – nach Aktualität – geordnet sind, sollte man diese nach dem Prinzip „JahrMonatTag-Version-Name-Kürzel“ benennen. So ordnen sich zum einen die Dokumente nach Entstehungsdatum und zum anderen lässt sich dank dem Kürzel feststellen, wer die Datei erstellt hatte.
Tipp 4: Halten Sie alle Dokumente in der Ordnerstruktur aktuell
Es gibt Dokumente, die ständig aktualisiert werden oder regelmäßig gebraucht werden. Gerade wenn Dateien für mehrere Themen und damit in mehreren Unterordnern gebraucht werden passiert es schnell, dass nicht alle Dateien auf dem aktuellen Stand sind. Im schlimmsten Fall gehen dadurch Daten verloren! Statt Dateien mehrfach abzulegen, sollten sie einfach Verknüpfungen in die anderen Ordner ablegen. So haben Sie die Dateien in allen relevanten Ordnern präsent, aber arbeiten nur in der ursprünglichen Datei.
Apropos Verknüpfungen: Es gibt Dateien & Ordner, die Sie sehr häufig benutzen. Legen Sie dafür Verknüpfungen auf dem Desktop ab. So können Sie mit nur einem Klick darauf zugreifen und umgehen das Suchen in der Ordnerstruktur von Anfang an.
Tipp 5: Logische Ordnerstruktur durch systematisches Löschen & Archivieren
Ob Verknüpfungen (Shortlinks), Dateien oder Ordner haben Sie zu viele, nutz die beste Ordnerstruktur nichts. Sie verlieren langfristig den Überblick. Daher ist es wichtig Verknüpfungen, Dateien und Ordner, die nicht mehr benötigt werden auch wieder zu entfernen. Entweder ganz löschen, wenn man weiß, dass Sie diese ganz sicher nicht mehr benötigen. Besteht die Möglichkeit, dass Sie eine Datei nochmal verwenden oder benötigen könnten, dann legen Sie die aktuellste Version in einem systematischen Archiv an und löschen Sie diese erst, wenn Sie diese bis zu einem definierten Zeitraum nicht mehr benutzt haben.
Sie haben eine logische Ordnerstruktur im Unternehmen! Und jetzt?
Setzen Sie diese Tipps erfolgreich ein – dann haben Sie schon einmal eine gute Starthilfe. Doch grade am Anfang muss das System noch oft angepasst werden, dann bei der Wahl der Ordner & Ordnertiefen fanden Sie vielleicht Dinge einfach und logisch, die es in der Praxis aber schwierig machen. Diese sollten Sie gemeinsam nachschärfen. Ebenso müssen Sie natürlich regelmäßig überprüfen, ob das System noch eingehalten wird und wenn nicht, warum nicht. Wenn Sie neue Ordner in den oberen Ebenen ergänzen sollten Sie dies immer absprechen – damit jeder Bescheid weiß und Ihre Ordnerstruktur weiterhin logisch bzw. für alle nachvollziehbar bleibt!
Wie funktioniert Ihre Ordnerstruktur – haben Sie noch weitere Tipps & Tricks?
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