Transparenz steigern durch visuelles Management

Der Ansatz des visuellen Managements zielt darauf ab, die Übersichtlichkeit und Transparenz in jeglicher Hinsicht im Unternehmen, in den Prozessen und bis auf Arbeitsplatzebene deutlich zu steigern, um so die Handlungsfähigkeit der Organisation zu verbessern

So bietet das visuelle Management einen Ansatz, mit dessen Hilfe jeder Mitarbeiter, vom Maschinenbediener bis zum Werksleiter, befähigt wird, anhand von visuellen Elementen, Abbildungen und Darstellungen, sich ein aktuelles Bild über die Lage der Prozesse, Maschinen und Arbeitsplätze zu machen.

Dabei setzt das visuelle Management meist auf einfache optische Elemente, um die schnelle Erfassung und Aufnahme zu unterstützen. Diese optischen Elemente ermöglichen es, den Beteiligten sofort zu erkennen, in welchem Stadium sich ein Prozess befindet, ob mögliche Abweichungen vom Zielzustand bestehen und ob ein Eingreifen erforderlich ist oder wird. 

So können einerseits im „täglichen Geschäft“ wichtige Informationen, Steuerungsimpulse (bezüglich des QKL-M-Dreiecks), Leistungskennzahlen, Hinweise und Anweisungen rund um die Geschäftsprozesse verständlich und zielgerichtet in der Belegschaft vermittelt werden. 

Andererseits wird durch die Transparenz das Problembewusstsein gesteigert und die Handlungsfähigkeit jedes Einzelnen gefördert. So leistet das gelebte visuelle Management einen erheblichen Anteil zur Erreichung der Unternehmensziele, indem die Abläufe im Tagesgeschäft unterstützt und schrittweise der Verbesserungsprozess gefördert und gefordert wird.

Es können verschiedene Ebenen im Fokus der Visualisierung stehen:

• Ganzheitliches Unternehmen 
• Bereichs- und Abteilungsebene 
• Arbeitsplatzebene 

Das visuelle Management bietet, angefangen bei der Unternehmensvision über die Abbildung und Visualisierung der Geschäftsprozesse bis hin zu detaillierten Standards am Arbeitsplatz, eine Vielzahl von Möglichkeiten zur übersichtlichen Gestaltung der Stellhebel und Standards auf allen Ebenen. 

Durch diese geschaffene Transparenz und die damit verbundene einfache Erkennbarkeit der Abweichungen und Problemstellen, sind die Mitarbeiter in allen Hierarchiestufen in der Lage, sich an den Bestrebungen zur Zielerreichung in ihrem Umfeld und ihrem Zuständigkeitsbereich zu beteiligen. 

Ein super Nebeneffekt: Auch die Kommunikation verbessert sich dadurch deutlich.

Das visuelle Management und die damit verbundene Transparenz markieren einen wichtigen Meilenstein auf dem Weg zur handlungsfähigen und lernenden Organisation.

Ohne Transparenz und den fehlenden Überblick befindet sich eine Organisation im Blindflug. Dies führt dazu, dass sich Führungskräfte und leitende Angestellte im Entscheidungsfindungsprozess immer weniger auf Tatsachen, sondern auf ihre Erfahrungen und ihr Bauchgefühl verlassen müssen. Reicht unser Bauchgefühl dafür aus?

In der Praxis zeigte sich, dass durch fehlende Übersichtlichkeit Fehler und Problemfelder, aber auch Potentiale im Verborgenen bleiben. 

In einigen Fällen war und ist dieser Effekt sogar erwünscht, um aktuelle Missstände zu verschleiern. „Wer verbrennt sich schon gerne die Finger, indem er in einem „feindlichen“ Umfeld seine Schwächen und Probleme offen zugibt und allen zeigt?“ Diese Denkweise ist jedoch der falsche Ansatz; denn: 

Das visuelle Management schafft durch die Übersichtlichkeit ein Verständnis für das Handeln und erhöht somit langfristig die Akzeptanz in der Belegschaft. 

Erfolgsformel des visuellen Managements: 

Erfolg = Methode x Akzeptanz 

Mit der Ausrichtung auf der Akzeptanz bildet das visuelle Management einerseits die Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. Transparenz ist hierbei eine Frage des Vertrauens, denn es schafft Vertrauen und führt dazu, dass die Mitarbeiter den Verantwortlichen mit Vertrauen begegnen.

Anderseits bietet das visuelle Management durch das gesteigerte Verständnis den Rahmen für die nachhaltige Umsetzung. Durch das gelebte visuelle Management steigt zusätzlich die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen, weil sie deutlich besser in die Prozesse und deren Verbesserung mit einbezogen werden können – so können sie aktiv zum Unternehmenserfolg beitragen.

Erfahrungen zeigen: Erhalten Mitarbeiter ausreichend Informationen, kann fast nicht vermieden werden, dass Sie schlussendlich Verantwortung übernehmen.

Mangelnde Transparenz und Abstimmungsprobleme in den verschiedenen Hierarchieebenen eines Unternehmens führen oftmals zu erheblichen Verlusten. Vom Zusammenspiel zwischen einzelnen Produktionsmitarbeitern bis hin zum Top Management kommt es im Prozess immer wieder zu Verschwendungsschleifen und Unstimmigkeiten.

Kommt Ihnen die folgende Situation bekannt vor?

Die Besprechungen mit Mitarbeitern, Teamleitern, Meistern, Technikern, Bereichsleitern, Produktionsleitern oder auch Geschäftsführern verlaufen viel zu oft ergebnislos im Sand, weil Daten fehlen oder keiner über den aktuellen Status der Prozesse Bescheid weiß. In den unteren Produktionsebenen wird darauf geachtet, dass der Mitarbeiter stets wertschöpfende Tätigkeiten durchführt – auf Führungsebene sieht das meistens anders aus.

Aber woran liegt es, dass gerade oben in der Hierarchie derartige Verschwendungen auftreten?

Fehlende Transparenz führt zu Abstimmungsproblemen, resultiert in politischen Spielereien und ermöglicht es, persönliche Interessen einzubringen und diese intensiv voranzutreiben.

In der Praxis zeigte sich so, dass durch mangelnde Transparenz Entscheidungsträger eines Unternehmens immer häufiger handlungsunfähig werden.

Also warum ist Transparenz dennoch so gefürchtet? 

Visuelles Management ist kein Selbstzweck, sondern eine Methode zur Unterstützung und Absicherung von Prozessen und Standards im Rahmen der Prozessstabilität und des Verbesserungsprozesses. 

Wie der Name schon andeutet, visuelles Management, liegt der Fokus der Methode auf der Visualisierung der jeweiligen Gegebenheiten. Visualisierung steht hier für eine visuelle, meist bildliche Darstellung der Informationen, die notwendig sind, um arbeitsfähig, handlungsfähig und/oder entscheidungsfähig in dem jeweiligen Tätigkeitsfeld zu sein.

Visualisiert werden hier oft die folgenden Bereiche: 

• Die Leistungserbringung

In diesem Bereich liegt der Fokus auf der Darstellung der Kennwerte rund um die Leistungserbringung. Angefangen vom Stückzahlenmanagement, bis hin zum Shopfloormanagement werden so die entscheidenden Kennzahlen (Soll-Ist Kennzahlen) für den Bereich und Arbeitsplatz abgebildet und zugänglich gemacht.

• Der Prozess

Die visuelle Darstellung des Prozesses fokussiert im ersten Schritt alle einzelnen Prozessschritte und die jeweiligen Standards zur Sicherung des Prozessablaufs. Hierzu können von Arbeitsanweisungen über Verfahrensanweisungen bis hin zu Prozess- und Wertstromdarstellungen viele Hilfsmittel zum Einsatz kommen. 

• Die Struktur

Der Bereich Struktur umfasst alle Standards des strukturellen Aufbaus eines Unternehmens. Von der Struktur und Aufbau des einzelnen Arbeitsplatzes über die Struktur des Materialflusses und dem damit verbundenen Stellflächenmanagement bis hin zur Darstellung der Werksstrukturen sichern diese Visualisierungen das einheitliche Verständnis für die Strukturen ab.

• Die Organisation

Mit Hilfe dieser Standards werden gezielt einzelne Aspekte rund um die Organisation visualisiert. So können sowohl auf Anwesenheitstafeln und Schichtbesetzungen über Zuständigkeitstafeln bis hin zu Organigrammen in jeglicher Form der Aufbau, die Zuständigkeiten und Verfügbarkeiten der Organisation abgebildet werden. Somit kann dieser Bereich auch Elemente des Ausbildungswesens und der Qualifikation der Belegschaft umfassen.

• Die Informationen

In diesem Punkt werden gezielt die Informationen dargestellt, die in einem Unternehmen durchgängig kommuniziert werden sollen. Mögliche Hilfsmittel sind dabei Aushänge, Ergebnisdarstellungen, Informationstafeln und viele weitere.

• Die Abweichungen

Durch visuelle Warnhinweise werden Abweichungen für jeden deutlich. So können von Fehleranzeigen und Q-Punkten über Paretotischen bis hin zu Andontafeln viele Visualisierungen zum Einsatz kommen.

Grafische, optische und visuelle Hilfsmittel unterstützen diese Methodik. Im täglichen Geschäft sollen so Informationen, Hinweise und Anweisungen pragmatisch und einfach verständlich auf einen Blick vermittelt werden. Dabei können verschiedene Ebenen im Fokus der Visualisierung stehen - Von dem ganzheitlichen Überblick bis hin zum einzelnen Prozessablauf. So erkennt jeder Mitarbeiter auf jeder Hierarchieebene , in welchem Stadium sich ein Prozess befindet, kann mögliche Abweichungen feststellen und so gegebenenfalls sofort reagieren. Durch diese Bewertbarkeit eines Prozesses können des Weiteren auch Potentiale einfache identifiziert werden. 

Im täglichen Geschäft werden Informationen, Steuerungsimpulse (bezüglich des QKL-M-Dreiecks), Leistungskennzahlen, Hinweise und Anweisungen einfach und verständlich auf einen Blick vermittelt. 

Die so geschaffene Transparenz über Ziele, Prozesse und Leistungen stärkt die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen, dem Arbeitsbereich und der Arbeitsaufgabe. Gleichzeitig steigt deren Motivation, sich an der Zielerreichung, am kontinuierlichen Verbesserungsprozess und an der Vermeidung von Verschwendung zu beteiligen. Durch das Verfolgen der nun offensichtlichen und verständlichen Problemstellungen wird außerdem eine solide Grundlage für weitere Kaizen-Aktivitäten geschaffen. 

Im Fokus des visuellen Managements stehen folgende Handlungsfelder:

• Pragmatische Standortbestimmung:

Hierbei steht die Steuerung, Ausrichtung und Entscheidungsfindung über alle Hierarchiestufen im Fokus.

• Einhaltung der Zielerreichung (Soll- / Ist-Abgleich):

Im Fokus steht hier der Soll- / Ist-Abgleich und die Steuerung des gewünschten Outputs (beispielsweise der Einsatz vom Stückzahlenmanagement)

• Problemlösung und Verbesserung

Zielgerichteter Verbesserungsprozess mit KVP-Tafeln, Verbesserungszyklen und War-Rooms.

• Stabilisierung der abgestimmten und standardisierten Prozessablauf:

Neben der Darstellung der entscheidenden Prozessparameter werden zur Steigerung der Transparenz in den Prozessen die Material- und Informationsflüsse dargestellt

• Vermeidung von Verlusten

Durch klare Standards sollen Suchzeiten, Wartezeiten und Wege deutlich reduziert werden, sowohl auf Arbeitsplatzebene wie auch bereichsübergreifend. Hierzu können auf Werkzeugboards von Arbeitsplatzstrukturen und Lagerkennzeichnungen bis hin zur Kennzeichnung der Stellflächen (wie z.B: An- und Ablieferflächen) geplant werden.

• Flexibilität

Durch die visuellen Hilfsmittel soll die Flexibilität gesteigert werden, indem bereichsübergreifende Standards die Einarbeitungszeiten und das Zurechtfinden am Arbeitsplatz deutlich vereinfacht wird. Hierzu können von One-Point-Lessons und Wissensblitze über Befüllrouten bis hin zu Arbeitsplatzkennzeichnungssystemen zum Einsatz kommen.

• Stärkung der Unternehmenskultur:

Hierbei bewährt sich das visuelle Management als ein Hilfsmittel zur Verbesserung der Kommunikation im Unternehmen, über die visuelle Darstellung der Organisationsstrukturen bis hin zur Mitarbeiterqualifikation und -entwicklung. 

Um die Transparenz zu gewährleisten, haben sich folgende Werkzeuge und Methoden in der Praxis bewährt: 5S Methode, Shopfloormanagement, Kennzahlen, Informationsmanagement, Anlagentafeln und Mitarbeiterinformationstafeln, Statusanzeigen. Fehlervisualisierung, Stückzahlenmanagement sowie Arbeits- und Organisationsstandards.

Das visuelle Management dient dazu, die Kluft zwischen dem gegenwärtigen Niveau und dem anzustrebenden Ziel aufzuzeigen. Indem dieser Unterschied eindeutig sichtbar gemacht wird, können die Prozesse zielgerichtet mit der Beteiligung aller verbessert werden. 

Das grundlegende Ziel ist es, durch eine transparente und aktuelle Darstellung der jeweiligen Ausgangssituation die Mitarbeiter und die Führungskräfte zu befähigen, um im allerersten Schritt erst einmal Abweichungen und Probleme schnellstmöglich zu erkennen. Nur wer Abweichungen erkennt, kann nachhaltig Probleme lösen und den Verbesserungsprozess vorantreiben. 

Durch gelebtes Visuelles Management können Sie folgende Ziele erreichen:

• Schnellere Problemlösung
• Fehlerreduktion 
• Steigerung der Prozesstransparenz 
• Steigerung der Handlungsfähigkeit der Entscheider 
• Minimierung der Verluste 
• Unterstützung des Materialflusses durch klare und eindeutige Kennzeichnung 
• Vereinfachung der Logistikabläufe im Arbeitsbereich 
• Verbesserung der Steuerung und Planung des Produktionsteams
• Hilfestellung für Meister und Teamleiter bei der Unterstützung im Tagesgeschäft und bei der Festlegung der Schwerpunktthemen 
• Verbesserung der Prozessstabilität 
• Steigerung der Produktivität 
• Motivation der Mitarbeiter 
• Verbesserung der Führungskultur
• Fokussierung der Organisation
• Verbesserung der Kommunikation
• Unterstützung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses

Wichtige Schlagwörter die immer wieder in Verbindung mit dem visuellen Management fallen: Kostensenkung, Steigerung der Effizienz, Konzentration der Abweichung, Mitarbeitermotivation und Integration. – Erfolge, die sich in der Praxis immer wieder bestätigen. 

Das Visuelle Management schafft Grundlagen für die Nachvollziehbarkeit allen Handelns und fördert so die Akzeptanz und Fokussierung aller Beteiligten auf ein festgelegtes Ziel.

Die Praxis bestätigt, dass das visuelle Management in erfolgreichen Unternehmen immer einen wichtigeren Teil und eines der wichtigsten Kommunikationsinstrumente darstellt.

Durch die Einführung des visuellen Management soll jeder Arbeitsbereich und Prozess so gestaltet werden, dass jeder Mitarbeiter und jede Führungskraft zu jeder Zeit in der Lage sind, die Schlüsselprozesse zu verstehen und deren Zustände visuell zu erfassen, dass bei Abweichungen Maßnahmen ergriffen werden und schlussendlich die Prozessstabilität gefördert wird. 

Hierzu können die folgenden 11 Schritte zur Einführung betrachtet werden:

Schritt 1: Einheitliche Ausrichtung beim visuellen Management  

Klärung der Frage: Was muss am jeweiligen Prozess transparent dargestellt und verfügbar sein, damit jederzeit alle Mitarbeiter und Führungskräfte in der Lage sind, die Abweichungen im Kernprozess sofort zu erkennen. 

Die Praxis hat gezeigt, dass es hierzu hilfreich ist, sowohl den Prozess zu betrachten, als auch die Unternehmensziele. Klären Sie hier gezielt im Team die jeweiligen Stellhebel, entscheidenden Prozessparameter und definierte Standards ab.

Vorab sollten Sie klären und ausformulieren, was Sie durch die Einführung des visuellen Managements erreichen wollen: 

• Stabilisierung der Prozesse
• Verbesserung der Struktur 
• Einheitliche Gestaltung
• Unterstützung der Leistungserbringung 
• Reduktion der Verluste 
• Und viele weitere Handlungsfelder

Beachten Sie: Auch hier gilt: „Weniger ist mehr“. Überlegen Sie sich also gut, welche Kernelemente Sie visualisieren müssen.  

Schritt 2: Auswahl der einzusetzenden Hilfsmittel

Auswahl der einzusetzenden Elemente zur transparenten Gestaltung der Prozesse. Um Prozesstransparenz zu schaffen, sollte im Vorfeld abgestimmt werden, welche visuellen Hilfsmittel unternehmensweit gebraucht werden und sinnvoll sind. Erstellen Sie hierzu im Idealfall eine Sammlung der visuellen Standards, aus denen sich die einzelnen Bereiche und Abteilungen bedienen können. So muss einerseits das Rad nicht neu erfunden werden und andererseits können so bereits übergreifende Standards eingeführt werden. 

Folgende Elemente haben sich immer wieder in der Praxis bewährt:

• 5S am Arbeitsplatz (z.B. Anhand der 5S Methode, Stellflächenmanagement)
• Stückzahlenmanagement (z.B. Soll-Ist-Zähler)
• Standards für den Prozess, Arbeitsablauf, -bereich und das Arbeitsumfeld (z.B. Beschriftungen, One-Point-Lesson, Prozessbeschreibungen, Anweisungen) 
• Kommunikationsstandards (z.B. Informationsanschläge)
• Organisationsstandards (z.B. Qualifikationstafeln, Schichtbesetzungen, Urlaubsplanung, Organisationsstrukturtafeln)
• Informationsfluss und Materialfluss (z.B. Infotafel, Fifo-Karten)
• Fehlervisualisierung (z.B. Andon, Paretowagen, Fehlerkarten, Statusanzeigen, Fehlererfassung)
• KVP –Tafel und Ideenmanagement direkt am Arbeitsplatz

Schritt 3: Schulung und Training 

Bevor Sie mit der Auswahl und Umsetzung auf Arbeitsplatzebene beginnen, bietet es sich an, die beteiligten Mitarbeiter in einer Kick-Off Schulung über die Ausrichtung, Zielstellung und den Nutzen zu informieren.  

Schritt 4: Auswahl der visuellen Hilfsmittel und Werkzeuge auf Arbeitsplatzebene

Identifikation der notwendigen Informationen und Hilfsmittel (Siehe Schritt 2) hinsichtlich der abgestimmten standardisierten Prozessabläufe und der Zielerreichung für die einzelnen Anwendungsbereiche (Arbeitsplatz, Team, Bereich) vor Ort. Zusätzlich kann das Umfeld auf Arbeitsplatzebene nach den 5M-Parametern untersucht werden: Mensch, Material, Methode (Prozess), Mitwelt (Organisation und Planung) und Management.

Bitte beachten Sie hierbei, dass es 2 Arten von Themen geben wird: 

1. Themen, die pro Arbeitsplatz betrachtet werden müssen
2. Themen, die jeweils einmal im Bereich, Werk und Unternehmen festgelegt werden sollten

Durch die Trennung dieser Themen sparen Sie sich auf der einen Seite Doppelarbeit (z.B: erneutes Festlegen der Farben im Stellflächenmanagement oder Aufbau des Shopfloormanagements), indem übergreifende Themen nur einmal bearbeitet werden. Andererseits reduzieren Sie die Demotivation, indem Themen bei der Vereinheitlichung der Standards bereits bestehenden Visualisierungen nicht erneut überarbeitet werden müssen.  

Schritt 5: Abstimmung mit Führungskräften 

Abstimmung und Verifizierung der identifizierten Hilfsmittel und benötigten Informationen mit den jeweiligen Verantwortlichen (Führungskraft und Mitarbeiter). Beachten Sie hierbei – Die Führungskräfte sind die, die mit diesen Hilfsmitteln arbeiten müssen. Also die Ergebnisse aus 1 – 3 müssen „gut“ an diese Ebene herangebracht werden. Nach der Einführung der ausgewählten visuellen Elemente sind die Führungskräfte gerade am Anfang die treibenden Kräfte zur Einhaltung und Sicherung der Standards. 

Schritt 6: Erarbeitung eines ganzheitlichen Visualisierungskonzeptes

Entwicklung von übergreifenden Standards zur Visualisierung (angefangen von den Bodenmarkierungen über One-Point-Lessons bis hin zu Anlagen- und Teamtafeln). Bedenken Sie bei der Auswahl der Hilfsmittel stets, dass wir Menschen fast 80 Prozent aller Informationen mit den Augen aufnehmen. An Orten, an denen es manchmal stressig oder hektisch zugeht, sollte auf eine möglichst einfache, aussagekräftige Beschilderung geachtet werden.

Schritt 7: Einführung der visuellen Hilfsmittel in Pilotbereichen und an Pilotarbeitsplätzen

Durch die Einführung des visuellen Managements in Pilotbereichen schaffen Sie so erste Testbereiche für die Visualisierung der Prozesse gemäß den vereinbarten Standards. 

Hier ist gerade am Anfang zu beachten, dass durch die entstehende Transparenz Probleme, Schwachstellen und Hindernisse deutlich schneller auftauchen als früher. 

Und jetzt heißt es: „Jetzt müssen Sie handlungsfähig sein. Probleme müssen aktiv angegangen und gelöst werden. Hierzu bietet es sich sogar an, am Anfang ein mobile Einsatztruppe in „Hab-Acht-Stellung“ zu haben.“ 

Gerade am Anfang gibt es nichts Schlimmeres, als dass die Probleme klar entdeckt werden, jedoch aufgrund fehlender Ressourcen nicht abgearbeitet werden können.

Der Transparenz folgt die Verantwortung über alle Hierarchieebenen. Gehen Sie also am Anfang auch hier vorsichtig an die Auswertung der Abweichungen. In einigen Fällen sollten sogar die Führungskräfte zu Beginn gecoacht werden, um optimale die neugewonnene Transparenz nutzen zu können. Eine „Hammer-Vorgehensweise“ kann hier am Anfang viel Schaden anrichten. 

Schritt 8: Überprüfen der Wirksamkeit der visuellen Hilfsmittel

(Und falls notwendig, Anpassung).

Schritt 9: Ausarbeitung eines Roll-Out Konzeptes.

Hierzu können Werkzeuge des Projektmanagement, Roll-Out-Tafeln und viele weitere Hilfsmittel wie Shopfloortafeln zum Einsatz kommen.

Schritt 10: Umsetzung des Roll-Out Konzeptes

Schritt 11: Schulung, Training und Coaching der Führungskräfte 

Erfahrungen zeigen, dass gerade am Anfang die Führungskräfte im Umgang mit der gewonnenen Übersichtlichkeit gecoacht und betreut werden sollten. Schlussendlich soll sich ja durch das visuelle Management eine Problemlösungskultur entwickeln und eine „Fingerpointing“-, bzw. eine Schuldzuweisungskultur vermieden werden.

Finden Sie die „goldene Mitte“. Dabei geht es nicht um die Sinnhaftigkeit der visuellen Hilfsmittel, sondern vielmehr um die Sinnhaftigkeit der Ausprägung und deren Umsetzung. Gerade am Anfang werden beim Visuellen Management einige Elemente zu ausgeprägt eingeführt.  Aber lassen Sie auch zu, dass der Standard auf ein pragmatisches Maß zurückgeschraubt werden kann.