Kamishibai System - Überprüfung der wiederkehrenden Tätigkeiten 

Im Bereich des Lean Management ist das Kamishibai System ein hilfreiches Instrument / hilfreicher Ansatz zur Unterstützung des visuellen Managements am Ort des Geschehens - in der Produktion und in der Administration. Als visuelles Hilfsmittel verbessert das Kamishibai Board die Steuerung, die Abarbeitung und die Überprüfung der definierten wiederkehrenden Tätigkeiten in der betrieblichen Organisation.

Hierzu werden am Kamishibai Board wiederkehrende Aufgaben, deren Umfänge, Intervalle, Zyklen und die Zuständigkeiten visuell dargestellt. Diese Aufgaben werden auf den Kamishibai Karten erfasst und visualisiert. Mit Hilfe der zweifarbigen Kamishibai Karten wird über die rote (=Aufgabe offen) und die grüne Seite (=Aufgabe erledigt) der Bearbeitungsstatus der jeweiligen Aufgabe visualisiert.

Alle Beteiligten, vom Mitarbeiter bis zur Führungskraft, können sich mit Hilfe dieser einfachen Visualisierung auf einem Zeitstrahl stets ein aussagekräftiges Bild über den aktuellen Abarbeitungsgrad und über die mögliche Abweichungen verschaffen. Mit Hilfe dieser gesteigerten Transparenz kann der Abarbeitungsprozess gezielt unterstützt, gefördert und eingefordert werden.

Mit Hilfe des Kamishibai Systems wird so die konsequentere und nachhaltigere Anwendung und Einhaltung der zyklischen Tätigkeiten gefördert.

In der heutigen Zeit bieten digitale Checklisten und digitale Workflows eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Absicherung und Unterstützung der Bearbeitung der benötigten zyklischen Tätigkeiten. Trotz der enormen digitalen Informationsverfügbarkeit treten immer wieder Probleme in der Termineinhaltung der Maßnahmen und in der Abstimmung innerhalb des Teams auf.

Auf Grund dieser Problemstellungen rückt neben der steigenden Digitalisierung das visuelle Management immer wieder in den Fokus der Unternehmensprozesse. Im ersten Moment könnte man annehmen, dass die zwei Systems konkurrieren, da die Inhalte sehr ähnlich sind. Wenn man jedoch den Blick ein wenig weitet, wird man feststellen, dass beim visuellen Management viel mehr der Bearbeitungsprozess im Team und somit der Teamprozess und das agile Management im Vordergrund steht.

Im Rahmen des visuellen Managements soll das Team mit einfachen Mitteln in die Lage versetzt werden, folgende Themen eigenständig durchführen zu können:

    a)    Erkennen des aktuellen Status

    b)    Bewerten des Ist-Zustandes

    c)    Abgleich mit dem Ziel-Soll-Zustand

    d)    Erkennen von Abweichungen

    e)    Einleiten von weiterführenden Maßnahmen

Das Kamishibai System ist ein Baustein aus dem Bereich des visuellen Managements. Das Kamishibai System bietet ein einfaches und praktisches Werkzeug, um mit Hilfe der gezielten Visualisierung der vordefinierten und zyklischen Tätigkeiten die konsequentere Bearbeitung im Team zu fördern.

Gerade die Routinetätigkeiten, die zyklischen Aktivitäten und die wiederkehrenden Aufgaben geraten im stressigen Tagesablauf ins Nachtreffen. Durch „Feuerwehr“-Aktionen, Sonderanfragen, besondere Kundenwünsche und durch hochpriorisierte Projektthemen werden nur zur oft die vermeintlichen „kleinen und unwichtigen“ Tätigkeiten stetig nach hinten verschoben. Natürlich ist dies allen Beteiligten bewusst und in den seltensten Fällen sind bei einmaligen Verschiebungen sofortige Konsequenzen zu befürchten.

Beispiele:

• Maschinen fallen nicht sofort aus, wenn einmal nicht geschmiert wurde.
• Computersysteme brechen nicht sofort zusammen, wenn eine Sicherung einmal nicht gemacht wurde.
• Die Sitzung wird nicht abgebrochen, weil die Verpflegung nicht organisiert wurde.
• Die Ordnung und Sauberkeit gerät nicht ins straucheln, wenn einmal zu Schichtende der Arbeitsplatz nicht gereinigt wurde.

Aber die Praxis zeigt auch, dass es gravierende Folgen für die Nachhaltigkeit, den Fortschritt und die Entwicklung der einzelnen Themengebiete hat, wenn die Häufigkeit dieser Verschiebungen steigt und sich immer mehr von diesen vermeintlich „kleinen und unwichtigen“ Missständen einschleichen.

Die fehlende Konsequenz und die einzelnen Nachlässigkeiten gefährden nicht nur das Betriebsklima im Team, sondern auch die Nachhaltigkeit, die Prozessstabilität und schlussendlich auch die Produktivität des Gesamtprozesses.

Das Kamishibai System basiert geschichtlich gesehen auf einer Methode zur bildgestützten Geschichtenerzählung. Im Rahmen der heutigen Verbesserungssysteme, wie Lean, Kaizen, KVP und TPM, wurde der Grundgedanke des Kamishibai System aufgegriffen und auf die Bedürfnisse der heutigen Organisation in Unternehmen abgewandelt. Aus dem Kamishibai System hat sich ein Instrument für das visuelle Management entwickelt.

Das Kamishibai System kann in allen Bereichen des Unternehmens zum Einsatz kommen, in denen wiederkehrende Aktivitäten für alle Beteiligten erkennbar gemanagt werden sollen.

Das Kamishibai System zielt darauf ab, dass mit Hilfe der visuellen Darstellung des jeweiligen Bearbeitungszustandes (offen und bearbeitet) die notwendigen wiederkehrenden Tätigkeiten und vordefinierten Aufgaben nachhaltig und konsequent im Team abgearbeitet werden.

Wie funktioniert das Kamishibai System?

Einerseits bietet das Kamishibai System einen einfachen und visuellen Ansatz zur Aufgabenabarbeitung. Hierzu spielt das Kamishibai Board eine zentrale Rolle. An dem Kamishibai Board werden mit Hilfe des Einsatzes der Kamishibai Karten die wiederkehrenden Tätigkeiten, deren Inhalte, Umfänge und deren Intervalle definiert und gesammelt.

Hierbei kann es sich um die verschiedensten wiederkehrenden Tätigkeiten ausfolgenden Themenfeldern handeln: Im Bereich der Produktion (Beispiele):

• Prozessverbesserung
• Regelmäßige Erfassung der Top 10 Störgründe
• Wartung, Inspektion und Reinigung
• Regelmäßige vorbeugende Instandhaltung
• Qualitätssicherung
• Regelmäßige Überprüfung der Eichung der Prüfmittel, Stichpunktkontrollen
• Auditdurchführung – Regelmäßige Durchführung der Audits und Prüfen der Einhaltung von einzeln Standards
• Instandhaltung – Regelmäßiges Einpflegen von Baugruppen in Instandhaltungssoftware

Im Bereich der Administration (Beispiele):

• Datenaufbereitung und Kennzahlendarstellung
• Monatliche Darstellung der KPIs
• Buchhaltung - Regelmäßige Überprüfung der Kostenstellenabrechnungen
• Vertriebsaktivitäten - Wöchentliches Kontaktieren von Schwerpunktkunden
• Marketing - Vierteljährliche Anschreibeaktionen
• Datensicherung - Wöchentliche Datensicherung und Synchronisierung
• Internetseitenpflege – 2-wöchentliches Einpflegen von neuem Eintragen von Blogs
• Social Media – Wöchentlicher Neueintrag mit Produktfoto
• Entwicklung – Regelmäßiges Einpflegen von Standardelementen für Bauteile
• Audits – Monatliche Kontrolle der Standards im Büro – z.B. Clean Desk
• Standards – Quartalsweise Überprüfung des Worksflows

Die Festlegung der Intervalle zur Durchführung der Tätigkeiten hängt von der notwendigen oder geforderten Häufigkeit ab. So können je nach Tätigkeiten tägliche, wöchentliche, vierteljährliche, halbjährliche, jährliche Intervalle definiert werden.

Je nach freien Kapazitäten und Aufgabenschwerpunkten können in Folge die einzelnen Tätigkeiten dem jeweiligen Bearbeiter aus dem Speicher zugeteilt werden. Der Bearbeitungsstatus der Tätigkeiten wird an dem Kamishibai Board visualisiert, indem die rote Seitenansicht der Karte für die Darstellung „Aktivität ist offen“ und die grüne Seitenansicht der Karte für die Darstellung „Aktivität ist abgearbeitet“ steht. Durch die zweifarbige Karte kann der Bearbeiter den Bearbeitungsstatus der einzelnen Tätigkeiten selbst visualisieren und nach der Bearbeitung ändern.  Mit Hilfe der farblichen Markierung des Bearbeitungsstatus können alle Beteiligten erkennen, wer für die Bearbeitung zuständig ist und ob die geforderten Tätigkeiten in dem definierten Zeitrahmen abgearbeitet wurden. Das Kamishibai System fördert so die Kommunikation und Regelung der Zuständigkeit.

Anderseits stärkt das Kamishibai System die Handlungsfähigkeit der Führungskräfte, der Teammitglieder und der einzelnen Mitarbeiter, indem es allen Beteiligten ermöglicht wird durch die gesteigerte Übersichtlichkeit den aktuellen Status zu erfassen, diesen mit dem Soll-Zustand abzugleichen und gegebenenfalls bei Abweichungen reagieren zu können. Durch den einfachen visuellen Aufbau sieht die Führungskraft zum Beispiel beim Rundgang, bei Shopfloor Meetings, bei Teamgesprächen und sogar im Vorbeilaufen stets den aktuellen Umsetzungsstand. Durch diese Transparenz können alle Teammitglieder bei Verzögerungen, bei Rückständen und möglichen Engpässen aktiv Handeln und unterstützend Eingreifen, um die nachhaltige Abarbeitung der einzelnen Tätigkeiten sicherzustellen.

Mit Hilfe des Kamishibai Systems wird so anhand eines einfachen visuellen Systems die konsequentere und nachhaltigere Umsetzung und Einhaltung der zyklischen Tätigkeiten am Ort des Geschehens gefördert.

Ein weiterer Vorteil des Systems ist, dass durch den einfachen Aufbau des Systems alle Mitarbeiter in den Prozess eingebunden werden können.

Mit Hilfe des Kamishibai Systems soll die nachhaltige Bearbeitung der vordefinierten zyklischen Tätigkeiten in dem vorbestimmten Zeitraum sichergestellt werden.

Folgende Ziele sollen mit Hilfe des Kamishibai Systems gefördert werden:

Sicherstellung der Abarbeitung von zyklischen Aktivitäten

• Verständliche visuelle Darstellung des aktuellen Status
• Schnelles Handeln bei Abweichungen
• Gewährleistung des Soll-Zustandes
• Absicherung der Prozessstabilität
• Vermeidung von Verschwendungen
• Absicherung der Nachhaltigkeit
• Aufrechterhaltung des Erreichten
• Kontinuierliche Weiterentwicklung einzelner Verbesserungsthemen
• Verbesserung des Teamprozesses
• Steigerung der Handlungsfähigkeit aller Beteiligten

Ein weiterer Vorteil des Systems ist, dass durch den einfachen Aufbau des Systems alle Mitarbeiter in den Prozess eingebunden werden können. Schritt für Schritt kann somit auch der Teamprozess unterstützt werden.

Somit kann durch das visuelle Kamishibai System der einzelne Prozess in jeder Organisation top-down unterstützt und bottom-up abgesichert werden.

Eine systematische Vorgehensweise zur Gestaltung, zum Aufbau und zur Anwendung eines Kamishibai Systems und eines damit verbundenen Kamishibai Boards mit allen Beteiligten zusammen, bildet eine entscheidende Grundlage für die erfolgreiche Einführung eines solchen Hilfsmittels des visuellen Managements. Dieses Instrument erfordert nicht nur eine methodische Vorgehensweise, sondern auch den Aufbau eines durchgängigen Verständnisses für die Ausrichtung und die Sensibilisierung aller Beteiligten.

Eine mögliche Vorgehensweise zur Einführung eines Kamishibai System ist in folgende Schritte unterteilt:

1.    Schritt: Vorstellung des Methode des Kamishibai Systems

Im ersten Schritt gilt es alle Beteiligten in der Methodik, Ziele, Ausrichtung und Nutzen des Kamishibai Systems zu schulen und zu trainieren, um ein gemeinsames Verständnis aufzubauen.

2.    Schritt: Sammlung aller wiederkehrenden Themen

In diesem Schritt geht es darum, über einen definierten Zeitraum oder im Workshop alle wiederkehrenden Tätigkeiten zu erfassen. Hierzu bietet es sich an, dass man trotz einer unvollständigen Sammlung zeitnah mit der Umsetzung des Kamishibai Systems startet. Das Kamishibai System wird in den meisten Fällen im Laufe der Zeit an den Bedarf angepasst.

3.    Schritt: Schwerpunkte setzen

Zu Beginn der Einführung kann es Sinn machen, dass die gesammelten Themen gruppiert und Schwerpunktthemen priorisiert werden. So können erste Erfahrungen gesammelt werden, ohne sich bereits bei der Einführung zu übernehmen.

4.    Schritt: Themenfelder auf wiederkehrende Einzelaktivitäten herunterbrechen

Der 4. Schritt befasst sich damit, dass die Themenfelder in bearbeitbare wiederkehrende Einzelaktivtäten heruntergebrochen werden. Diese Einzelaktivitäten sollten so gewählt werden, dass die Aktivitäten zeitnah bearbeitbar sind.

5.    Schritt: Inhalte und Umfänge festlegen

Hierbei werden die Einzelaktivitäten die Inhalte und Umfänge im Team festlegen und dokumentiert. Es geht es darum, dass alle Beteiligten verstehen, was genau hinter einer Aktivität steht und wie viel Arbeit damit verbunden ist.

6.    Schritt: Intervalle festlegen

Im 6. Schritt werden für die Einzelaktivitäten die Intervalle im Team festlegen und dokumentiert.

7.    Schritt: Konzeption des Kamishibai-Boards

Im 7. Schritt kann nun ein Konzept für das Kamishibai-Board ausgearbeitet werden. Im Team muss die Darstellungsform, die Strukturierung des Boards und die Zeitschiene definiert werden.  Hierzu sollte man sich vorab überlegen, ob man das Kamishibai Board in ein bestehendes System integrieren möchte oder ob man eine neue separate Tafel nützen möchte.

Es empfiehlt sich bereits in diesem Schritt Anforderungen an Kamishibai Karten und die damit verbundene Dokumentation der Aktivitäten, die Visualisierung der Zuständigkeiten erarbeitet werden.

Zu beachtende Inhalte:

• Anforderungen an die Kamishibai Karten
• Speicher der Aktivitäten
• Abbildung der Zuständigkeiten 
• Abbildungen der Kapazitäten
• Zeitschiene je nach Intervall (Täglich, Woche, Monat, Jahr)

Hierbei gilt es zu beachten, dass für die einzelnen Intervalle Woche, Monat, Vierteljahr und Jahr, jeweils wenn vorhanden, einzelne Spalten oder Abschnitte angelegt werden müssen.

8.    Schritt: Auswahl und Beschaffung der geeigneten Hilfsmittel für Kamishibai Boards

Nach der Festlegung der Inhalte können bedarfsgerecht die geeigneten Hilfsmittel für den Aufbau des Kamishibai Boards ausgewählt werden.

Es gilt folgende Aspekte zu klären:

• Welche Art von Board?
• Welche Art von Karten?
• Welche Visualisierung?
• Welche weiteren Hilfsmittel?

9.    Schritt: Aufbau des Kamishibai Boards

Nach der Beschaffung der Hilfsmittel kann nun das Kamishibai Board aufgebaut werden. Zu Beginn der Einführung empfiehlt es sich, dass man mit einem Pilotbereich startet. Mit einer Pilottafel können wertvolle Erfahrungen gesammelt werde.

10.    Schritt: Bestücken des Boards

Nach dem Aufbau des Boards kann das System mit den ersten Kamishibai Karten bestückt werden.

11.    Schritt: Festlegung der Spielregeln für die Anwendung

In diesem Schritt werden die einzelnen Spielregeln für das Arbeiten an dem Kamishibai Boards festgelegt.

Folgende Fragen sollten geklärt sein:

• Wer ist der Pate des Kamishibai Boards und was sind dessen Pflichten?
• Was sind die Hauptzeitintervalle?
• Wie oft trifft sich das Team am Kamishibai Boards?
• Wer legte die Aktivitäten fest?
• Wer teilt die Aktivitäten zu?
• Wie viele Karten können zugeteilt werden?
• Wer ist zuständig für die Abarbeitung und was sind dessen Pflichten?
• Wie findet eine Rückmeldung statt?
• Wie wird mit Abweichungen umgegangen?

12.    Schritt: Auftaktveranstaltung am Kamishibai-Board

Gerade zur Einführung bietet es sich an, mit einer Auftaktveranstaltung das aktive Arbeiten am Kamishibai-Board einzuläuten.

13.    Schritt: Regelmäßiges Treffen am Kamishibai-Board

Um eine nachhaltige Umsetzung des Kamishibai-Systems sicherzustellen, sollten am Anfang die Treffen begleitet werden. Je nach gewählter Intervallgröße der Aktivitäten empfiehlt es sich die Zeitpunkte der regelmäßigen Treffen festzulegen. Diese Abstimmungsrunden können auch in bestehende Produktionsrunden oder Shopfloor Meetings integriert werden.

14.    Schritt: Anpassung an die Erfahrungen

Nach einem gewissen Zeitraum (min. 3 Monaten) sollten im Team die Erfahrungen zusammengetragen werden, um mögliche Herausforderungen und Verbesserungspotentiale bezüglich des Kamishibai Systems abzustimmen und einfließen zu lassen.