Praxistipp: Bürokanban – So steuern Sie einfach die Wiederbeschaffung Ihrer Büromaterialien

Mit praktischen Hilfsmitteln können Sie Kanban im Büro einführen und den Wiederbeschaffungsprozess Ihrer Büromaterialien kinderleicht steuern.

In der Produktion ist die Kanban Methode ein fester Begriff.

Durch die richtige Materialsteuerung mit Hilfe von Kanban Karten als Informationsträger werden verschwendungsreiche Überproduktionen verhindert und es wird nachbestellt, bevor es zu Fehlmengen kommt. Es wird also genau das nachbestellt, was bereits verbraucht wurde.

Mit diesem Prinzip ist man bereits vertraut. Doch nicht allzu Viele wissen, dass sich das Prinzip des Kanban Kreislaufs auch auf den Büroalltag und die verfügbaren Büromaterialien übertragen lässt. Ob Kugelschreiber, Notizblöcke oder selbst kleine Büroklammern – Die Büroartikel lassen sich einfach bedarfsgerecht steuern.

Ein Kanban fürs Büro – Ist das sinnvoll?

Nun denken Sie bestimmt:

„Das ist ja Kinderkram! Ich brauche doch kein Kanban System für die Stifte im Büro! Ich packe einfach die ganzen Büroartikel zusammen, dann sieht man schon, wenn was fehlt!“

Natürlich können Sie das machen. Sie können im Büromittelschrank oder im Büromittellager alle Büroartikel geordnet frei zugänglich aufbewahren. 

Doch woher weiß man, welcher Mitarbeiter wie viele Büroartikel rausnimmt? Da verliert man schnell den Überblick und ehe man sich versieht, fehlen die nötigen Büromaterialien, wenn man sie mal wirklich braucht. 

Da helfen auch keine Schuldzuweisungen. Stattdessen muss ein praktisches Wiederbeschaffungssystem für das Büro her! 

So gestalten Sie das Bürokanban spielend einfach

Das Kanban Kreislaufsystem lässt sich auch für die benötigten Büromaterialien einführen, doch glücklicherweise in einem kleineren Umfang als es in der Produktion der Fall wäre.

Im folgenden Beispiel haben wir die Wiederbeschaffung der Büroartikel mit einem Zwei-Behälter-System geregelt. Jede Mengeneinheit eines Büroartikels haben wir nicht in eine, sondern in zwei Kasten hintereinander ins Regal gelegt. Jede Box haben wir mit dem Produktnamen und der jeweiligen Menge gekennzeichnet, zum Beispiel 20 Kugelschreiber. Werden die Kugelschreiber in der ersten  Sichtlagerbox aufgebraucht, wird die leere Box als Kanban zur Wiederauffüllung bereitgestellt und der volle Behälter mit Kugelschreibern wird aus der hinteren Reihe nach vorne geschoben. So wissen Sie, dass die jeweiligen Büromaterialien bestellt werden müssen, ohne dass es zuvor zu Fehlmengen gekommen ist.

Jetzt müssen Sie nur noch die anstehende Bestellung im Auge behalten. Dafür reicht bereits eine Steckschiene in unmittelbarer Nähe zum Regal. Einfach die entsprechend bedruckte Steckkarte mit den notwendigen Mengeninformationen kurz einstecken und schon ist auf den ersten Blick klar, was nachbestellt werden soll und in welchen Mengeneinheiten.

Das macht Bürokanbans so praktisch

Das Bürokanban ist vor allem eines: Einfach!

Es braucht keine großen Umstellungen oder aufwendige Einführungen. Kurz angebracht, geordnet, sortiert und erklärt und schon kommt es auch nicht zu Engpässen, wenn jemand mal ganz schnell was zum Schreiben braucht.

Natürlich wirkt ein Kanbansystem für Stifte und Notizblöcke relativ banal. Und ja, die Einführung eines Bürokanbans wird nicht sämtliche Probleme in Ihrem Büroumfeld lösen.

Das muss es auch gar nicht!

Denn wenn dadurch bereits ein Mitarbeiter weniger genervt ist, weil ein benötigtes Material endlich mal rechtzeitig nachbestellt wurde, dann war es die kurze Einführung des praktischen Kanbansystems auf jeden Fall wert!