Herausforderungen von Scrum – Wie viele Aufgaben kann man einsteuern?
Wie viele Tasks kann man in den Scrum-Sprint einsteuern? Sind es zu wenige Aufgaben oder zu viele Aufgaben im Sprint am Scrum Board? Diese Frage beschäftigt nicht nur den Scrum Master, sondern alle Beteiligten.
In der Praxis hat sich gezeigt, dass die Einsteuerung ein entscheidender Erfolgsfaktor im Scrum ist. Sind zu viele Tasks im Sprint, kann die Abarbeitung der einzelnen Aufgaben ins Stocken geraten. Verzögert sich erst einmal die Bearbeitung, werden in Folge auch die Scrum Meetings, durch das stetige Ansprechen der offenen Aufgaben, anstrengender. Durch das Fragen nach immer neuen Fertigstellungsterminen kann schnell im Team die Motivation für die Durchführung der Scrum-Aktivitäten sinken.
Auf der anderen Seite sind zu wenig eingesteuerte Tasks auf Scrum-Karten auch nicht zielführend. Sind nicht genug erfasste Tasks im System, wird das Gesamtprojekt verschleppt. Die Gefahr liegt dabei darin, dass die gewünschte Bearbeitungsdynamik der Scrum Methode einschläft und nach und nach die Fokussierung der Teammitglieder für das Thema schwindet.
Aber jetzt stellt sich natürlich folgende Frage: Was ist die perfekte Menge an einzusteuernden Themen? Wie so oft im Leben gibt es hier auch keine 100%-ige Antwort. Aber das Ziel ist es sicher, sich im Team diesem Punkt anzunähern.
Um diesen Annährungsprozess im Einsteuerungsprozess zu unterstützen, haben wir einen Zwischenschritt auf unserem Scrum Board eingebaut. Vorab gilt aber auch noch zu erwähnen, dass wir grundsätzlich in unserem Scrum Prozess die Anzahl der Aufgaben im System strukturiert und limitiert haben. Wir haben nach der Betrachtung unsere internen Kapazitäten die wöchentlich zur Verfügung stehenden Stunden festgehalten.
In Folge haben wir drei Zeitkategorien für unsere Tasks festgelegt.
- Kleiner als 5 Minuten
- Kleiner als 1 Stunde
- Größer als 1 Stunde
Mit dieser Einteilung konnten wir dann die Kartenanzahl für unser Scrum-System festlegen. Unsere Logik hinter dieser Einteilung ist es, dass nur eine neue Task-Aufgabe eingesteuert werden darf, wenn eine passende Karte verfügbar ist. Um auch hier die Verfügbarkeiten der Karten zu erkennen, haben wir noch eine weitere Spalte Plan-Log mit einer visuellen Unterteilung eingeführt. In dieser können frei Karten abgelegt werden.
Diese Weiterentwicklung in unserem Scrum-Prozess resultierte auch in kritischen Momenten bei der Abarbeitung während des Scrum Sprints. Aber Schritt für Schritt haben wir auch die Anzahl der Karten im System an unsere gewonnenen Erkenntnisse und Erfahrungen angepasst
Als Fazit ist zu sagen, dass die Praxis unser Handeln bestätigt hat. Die kleinen visuellen Elemente sowie die Unterteilungen am Scrum Board und die regulierte Anzahl der Scrum-Karten, haben uns geholfen, unseren Abarbeitungsprozess besser an die verfügbaren Kapazitätsressourcen anzupassen.
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