Praxistipp: Das mobile Büro – Einfach umsetzen mit dem visuellen Management
Nutzen Sie die Tipps, Tricks und Kniffe des visuellen Managements und schaffen Sie sich und Ihren Mitarbeitern die Grundlage für ein funktionierendes mobiles Büro.
Das traditionelle Büro gehört der Vergangenheit an. Früher hatte jeder Mitarbeiter seinen festgelegten Arbeitsbereich, in dem er ungestört durcharbeiten konnte, doch diese Zeit nähert sich langsam dem Ende zu. Da immer weniger Arbeitsflächen im Büro genutzt werden, sind die Sitzplätze nicht mehr eindeutig festgelegt. Ob die Mitarbeiter jetzt in wechselnden Arbeitsräumen oder bei sich zu Hause im Home Office arbeiten, sie müssen bereit sein, sich auf die verfügbaren Sitzplätze einstellen zu können.
Der plötzliche Ausbruch von Covid-19 hat diese Entwicklung zudem noch beschleunigt. Durch die Abstandsregelungen und die daraus resultierende zunehmende Nutzung des Home Office nimmt die Anzahl ungenutzter Arbeitsräume weiter zu. Viele Mitarbeiter müssen daher flexibel sein und schnell Ihre Gewohnheiten anpassen können.
Oder kurz gesagt: Gearbeitet wird dort, wo Platz ist.
Was sind die Schwierigkeiten des mobilen Büros?
Die Umstellung auf ein mobiles Büro mit wechselnden Arbeitsflächen bringt für das Unternehmen allerdings neue Herausforderungen mit sich:
- Woher weiß man, welche Fachkraft sich wo befindet und ist diese Fachkraft überhaupt im Büro?
- Welche Arbeitsplätze stehen frei und welche sind bereits belegt?
- Wie kann man die aktuelle Platzsituation für alle Mitarbeiter übersichtlich abbilden?
- Und vor allem: Wie aufwendig wird dieses Unterfangen?
Diese häufigen Umstellungen müssen auf eine möglichst einfache und unkomplizierte Weise geregelt werden. Da kommt das visuelle Management ins Spiel.
Gestalten Sie sich ein visuelles Steckkartensystem für Ihr mobiles Büro
Die Grundlage dieser Methode besteht darin, die wechselnden Arbeitsbereiche möglichst einfach und für alle verständlich darzustellen. Ein visueller Plan der Räumlichkeiten auf einem Whiteboard hilft da schon, einen ersten Überblick über die verfügbaren Arbeitsbereiche darzustellen.
Noch einfacher wird es, wenn man die visuelle Darstellung mit einem Steckkartensystem kombiniert. Die Namen der Mitarbeiter werden einzeln auf Steckkarten aufgedruckt, die dann in die Steckleiste eingesteckt werden. Bei Änderungen im Sitzplan muss man nichts weiter tun, als die magnetische Steckkarte mit dem jeweiligen Mitarbeiter auf der entsprechenden Stelle auf der Tafel platzieren. So weiß jeder sofort, wo die jeweiligen Mitarbeiter im Moment arbeiten und wo noch Platz verfügbar ist. Durch dieses einfache Handling ist die Arbeitseinteilung kein Problem mehr.
Unser Praxisbeispiel – Das visuelle Büro
In unserem Praxisbeispiel haben wir die Steckleiste noch zusätzlich in zwei Bereiche unterteilt: Die obere Hälfte kennzeichnet die anwesenden Mitarbeiter im Büro, die untere Hälfte zeigt die Mitarbeiter, die im Moment im Home Office arbeiten. Durch eine klare Kennzeichnung und Unterteilung der Bereiche kann man sich spielend einfach zurechtfinden und es kommt zu keinen Missverständnissen. Eine professionelle Strukturierung der Tafel mit den passenden Überschriftsetiketten schadet daher da auch nicht.
Durch diese visuelle Darstellungsform werden Unklarheiten vermieden und jeder Beteiligte weiß, wo sich welche Fachkraft zu welchem Zeitpunkt befindet.
Dieser Sitzplan ist so einfach und flexibel gehalten, dass jeder Mitarbeiter ohne zeitintensive Einarbeitung problemlos seine Steckkarte nehmen und diese auf ein freies Feld platzieren oder in die Steckleiste im Home-Office-Bereich einstecken kann. Kurz gesteckt und schon kann man sich einfach im mobilen Büro zurechtfinden.
Mit diesem praktischen Lösungsansatz gelingt Ihnen die Umstellung auf ein mobiles Büro mit Links!
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