Praxistipp: Visuellen Schichtplan einfach und professionell erstellen
Nutzen Sie einfache visuelle Hilfsmittel und erstellen Sie sich im Rahmen des visuellen Managements einen übersichtlichen und professionellen Schichtplan für sich und Ihre Mitarbeiter.
Ein eindeutiger und verständlicher Schichtplan in der Fertigung müsste eigentlich selbstverständlich sein. Es muss klar definiert werden, wer die zuständige Person ist oder wer verhindert ist. Genauso müssen Änderungen im Schichtplan einfach und unkompliziert abgebildet werden können.
Klingt einfach, oder?
Wieso kommt es dann immer wieder in Unternehmen zu Unklarheiten, wer für was zuständig und wer der aktuelle Ansprechpartner ist? Immer wieder kontaktieren Mitarbeiter die falschen Kollegen, suchen abwesenden Arbeitskräfte oder vergessen selbst Änderungen im Schichtplan einzutragen.
Einen Schichtplan einzurichten ist daher nur die halbe Miete: Er muss auch transparent, visuell eindeutig und einfach zugänglich sein, sodass die Einteilung für alle Mitarbeiter auf den ersten Blick klar ist. All die Verzögerungen kosten wertvolle Arbeitszeit.
Und ja: Klar kann man den Schichtplan komplett digital halten. Doch bis man alle Mitarbeiter eingearbeitet hat und bis sie das Programm regelmäßig und fehlerlos nutzen, vergeht noch mehr Zeit. Von der oft umständlichen Nutzung mal abgesehen.
Eine praktischere Lösung muss für den Schichtplan her! Am besten eine Visuelle!
So gestalten Sie einen visuellen Schichtplan auf Ihrem Whiteboard
Erneut zeigt sich, dass die einfachste Lösung die Beste ist. Das Problem mit der Schichteinteilung kann man ganz einfach lösen, wenn man den Schichtplan auf einem Whiteboard gestaltet. Und viel braucht man dafür nicht. Vor allem nicht, wenn man sich am Prinzip des visuellen Managements orientiert:
Bereits ein farbiges Gewebeband, ein paar Überschriftsetiketten und einige bedruckte Steckkarten reichen aus, um einen übersichtlichen und klaren Schichtplan zu gestalten. Mit dem Gewebeband als Tafelteiler und den ausgedruckten Titeletiketten bringen Sie eine feste Struktur in Ihren Plan ein und können eindeutig nach Schichten und Abwesenheiten unterteilen. Unklarheiten werden so vermieden.
Wenn man das Whiteboard im Gemeinschaftsraum aufhängt, sieht man sofort die aktuelle Schichteinteilung. Genauso einfach kann man Änderungen am Plan durchführen. Einfach die Magnetkarte direkt vor Ort um platzieren. So sind alle Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand und es braucht nur eine minimale Eingewöhnung.
Erstellen Sie individuelle Steckkarten Ihrer Mitarbeiter
Auch die Erstellung der Mitarbeiter-Steckkarten bietet viel Gestaltungfreiraum. Einfach die Abbilder oder Symbole der Mitarbeiter auf die passenden Etiketten ausdrucken und diese dann direkt auf die Steckkarten kleben. Noch schnell die Schutzfolie angebracht und schon kann mit den Steckkarten gearbeitet werden. Auch manuell kann man nachträglich mit abwischbaren Folienstiften Notizen und Hinweise auf die zuständigen Mitarbeiter-Karten direkt aufschreiben.
Der Vorteil an den Steckkarten ist, dass man auch Symbole, firmeninterne Zeichen und Logos genauso gut einbinden kann. Das ist besonders praktisch, da Sie nicht nur die Schichteinteilung sehen, sondern auch wer für welche Tätigkeitsfelder verantwortlich ist. So sehen Sie auf den ersten Blick, wer der Ansprechpartner, wer der Sicherheitsbeauftragter und wer der Ersthelfer ist und wann diese erreichbar sind. Das spart zusätzlich Zeit ein, da Sie sich nicht erst anderweitig informieren müssen, welcher Mitarbeiter für welchen Bereich zuständig ist.
Und wenn es mal größere Änderungen bei den Mitarbeitertätigkeiten gibt, ist das auch kein Problem:
Einfach neues Etikett ausdrucken, überkleben, mit Schutzfolie ausstatten und fertig!
Diese Gestaltung eines Schichtplans ist nicht nur flexibel und leicht verständlich, er bringt zugleich eine gewisse Professionalität in Ihr Arbeitsumfeld. Ganz im Sinne des visuellen Managements.
Daher lautet das Fazit: Keine lange Einarbeitung, einfach machen! Denn ein Schichtplan sollte nun wirklich nicht kompliziert sein!
Hier geht es zum Praxistipp zur Umsetzung einer visuellen Feuerwehr-Schichtplanung.
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