Die Maßnahmenliste, der Tod des KVP-Prozesses! Muss das sein?

Nur 30% der beschlossenen Maßnahmen werden nach einem erfolgreichen KVP-Workshop durchschnittlich umgesetzt. Die Praxis zeigt, dass sich trotz guter Ideen und einem motivierten Team die Abarbeitung der Maßnahmen oft verzögert und nicht selten zum Erliegen kommt. Dabei sind die bekannten Hilfsmittel zur Steuerung der abzuarbeitenden Aufgaben allgegenwärtig.  Um dieser negativen Entwicklung entgegenzuwirken, werden am Ende des Workshops dafür noch schnell Maßnahmenlisten ausgefüllt. Aber Vorsicht! Nach anfänglicher Motivation in der Abarbeitung werden genau diese Maßnahmenlisten nur allzu oft zu Zeitzeugen des Scheiterns im KVP-Prozess. Aber warum?

Die 3 größten Fehler im KVP Prozess bei dem Festlegen von Maßnahmen 

Wer kennt es nicht? Nach einem intensiven Workshop mit vielen guten Verbesserungsansätzen möchte das Team die Ideen schnellstmöglich in die Praxis umsetzen, aber zuvor müssen noch die Maßnahmen definiert und verteilt werden. In einem zähen Kraftakt bemüht sich das Team um die Dokumentation der Aufgaben. 

Und genau dabei schleichen sich die 3 größten Fehler ein: 

1.  Die Umfänge der einzelnen Maßnahmen sind zu groß 
2.  Die Maßnahmen werden nicht präzise genug beschrieben
3.  Die Maßnahmen haben keinen klaren Handlungsbevollmächtigten 

Ganz nach dem Motto „Nicht quatschen, sondern machen!“ wird sich in vielen Fällen zu wenig Zeit für die Ausarbeitung der Maßnahmen genommen. Oft werden anstelle von Maßnahmen ganze Handlungsfelder in die Maßnahmenliste übertragen, so dass deren Abarbeitung vom Verantwortlichen gar nicht vollständig abzuleisten ist. So verstecken sich unter großen Themen zum Beispiel oft Einzelaufgaben, die gar nicht mehr in den jeweiligen Zuständigkeitsbereich fallen und somit schwer zu beeinflussen sind. 

Des Weiteren werden die Maßnahmen im Rahmen des KVP-Prozesses aus Zeitgründen nur stichpunktartig erfasst. Dies führt immer wieder dazu, dass das Verständnis dafür, was mit diesen Maßnahmen gemeint war, nach und nach schwindet. Gerade in den ersten Wochen nach dem KVP-Workshop fallen einige Maßnahmen diesem Phänomen zum Opfer. 

Ein weiteres Problem entsteht bei der Einbindung aller Teilnehmer. Denn Sie möchten alle Teilnehmer in den Bearbeitungsprozess mit einbinden. Statt einer macht alles gilt das Team macht es gemeinsam. Um diesem Streben gerecht zu werden, werden gerne ganze Teams oder Bereiche als Verantwortliche definiert. Diese Vorgehensweise führt allerdings oft dazu, dass sich Keiner richtig zuständig fühlt und die Maßnahme nicht in Angriff genommen wird.

Nehmen Sie sich Zeit und arbeiten Sie die Maßnahmenliste professionell aus!

Um die Erfolgschancen signifikant zu erhöhen, sollten Sie sich die Zeit für die professionelle Ausarbeitung der Maßnahmen nehmen. Hierzu empfiehlt es sich die Maßnahmen auf zeitlich umsetzbare und für den Verantwortlichen realisierbare Umfänge herunterzubrechen und diese in ganzen Sätzen eindeutig zu beschreiben. Zuletzt sollte klar definiert werden, wer die Verantwortung besitzt die offenen Maßnahmen in die Tat umzusetzen. Gerne können einzelne Teammitglieder dem jeweils Zuständigen zu arbeiten. Beherzigen Sie diese einfachen Schritte, so kann die Umsetzungswahrscheinlichkeit deutlich gesteigert werden.