Fehlerbeseitigung im Betrieb mit VFMEA

„VFMEA“, oder auch Struktur-VFMEA, ist eine von Professor Dr.-Ing. Ralf Hörstmeier entwickelte Methode und Werkzeug, um Fehler und Verschwendungen von Ressourcen im Betrieb zu beseitigen, interne Qualitätsstandards und Leistungen zu verbessern und Kosten zu reduzieren. Gerade in den kleineren Unternehmen wirken sich Fehler und Verschwendungen besonders aus. Nacharbeit, unnötige Bewegungen, falscher Mitarbeitereinsatz, Ausführungspatzer, mangelnde Ordnung und Sauberkeit oder Transportfehler führen zu höheren Verbräuchen von Material, Zeit, Personal oder Energie und schmälern die Gewinne.

Wer zudem die Kundenzufriedenheit verbessern, Wiederholfehler bei Personalwechsel oder die Kommunikation im Betrieb verbessern will, hat mit der VFMEA-Methode ein gutes Instrument in der Hand. Auch rechtsicheres Agieren ist ein immer wichtiger werdendes Thema. Bei Streitigkeiten mit Kunden oder Lieferanten sind Nachweise besonders dienlich und zertifizierte Betriebe können mit der VFMEA-Dokumentation Verbesserungen explizit nachweisen. Die Methode ist branchenunabhängig anwendbar und speziell auf die Bedürfnisse kleinerer Betriebe und Organisationen in Handwerk, Industrie und Dienstleistung angepasst.

Das Akronym VFMEA steht für „Verschwendungs-, Fehler-, Möglichkeits-und Einfluss-Analyse“. Da sich die Analyse auf die betriebliche Organisationsstruktur fokussiert, ist auch der Name Struktur-VFMEA zutreffend.

In den Betriebsstrukturen liegen häufig die Ursachen von Geld-, Zeit-, Material und Energieverschwendung.

Der VFMEA-Ablauf ist unkompliziert, in wenigen Schritten umgesetzt und daher zeitlich gut überschaubar.

Ein ausgewähltes Mitarbeiterteam beleuchtet in einem Teamgespräch die betrieblichen Strukturbereiche Organisation, Kundenkontakt, Aufträge, Beschaffung, Personal und Kommunikation auf Fehler und Verschwendungen und sucht deren Ursachen. Eine daraus resultierende betriebsinterne Fehlersammelliste wird zur gezielten Definition von Maßnahmen genutzt. Die Entscheidung, welche Maßnahmen umgesetzt wird, liegt bei der Geschäftsleitung. Ein aus der Mitarbeiterschaft ausgewählter Projektpate oder interner Projektkoordinator unterstützt hier operativ. Dadurch wird eine höhere Akzeptanz in der Mitarbeiterschaft, für die von „ihnen selbst“ mitentwickelten Maßnahmen erreicht.

Untersuchungen zeigen, dass die meisten Fehlerursachen in der betrieblichen Organisationsstruktur zu suchen sind. Kommunikationsfehler, Wege- oder Wartezeiten wären vermeidbar, wenn man die richtigen Ursachen erkannt und geeignete Maßnahmen ergriffen hätte. Gleiches gilt für alle weitere Verschwendungsarten.

Aspekte, die auch den Konkurrenzkampf entscheiden können, denn wer weniger verschwendet, punktet auch im Wettbewerb.

Die Betriebsleitung hat durch die Anwendung der VFMEA-Methode die Chance, mögliche Fehler so früh wie möglich zu identifizieren und Wiederholfehler zu beseitigen. Verschwendungen werden dem Team bewusst gemacht und gezielt reduziert. Mit einem moderierten VFMEA-Auftaktprojekt wird ein kontinuierlich fortlaufender Prozess angestoßen, der den Betrieb in Zukunft begleiten und für ständige Verbesserungen sorgen wird.

Die notwendigen theoretischen Kenntnisse werden während dem Auftaktprojekt mit den fünf VFMEA-Schritten vermittelt.

Die Vertiefung gelingt durch das Prinzip „learning by doing“. Wer, wann, wie und wo agieren soll, wird in den Projektschritten erörtert.

Die Geschäftsführung unterstützt mit sachdienlichen Informationen und organisatorischer Hilfe. Die Mitarbeiterschaft bringt ihr Wissen und ihre Erfahrung ein. Sie tragen im Wesentlichen zum Erfolg der VFMEA-Methode bei.

Folgende Ziele können über die VFMEA erreicht werden:

    Mit der Methode lassen sich Betriebsabläufe optimieren!

    Die finanziellen Ressourcen besser ausschöpfen!

    Kosten senken

    Die Kommunikation mit dem Mitarbeiterteam verbessern!

    Die Kundenzufriedenheit steigern!

Der Nutzen für die Betriebe ist wie folgt:

    Mögliche Fehler so früh wie möglich identifizieren

    Verbesserung der Qualität von Dienstleistungen / Prozessen

    Mitarbeitermotivation und – Engagement nutzen

    Senkung der Gefahr, dass Fehler beim Kunden auftreten und ein Ansehensverlust entsteht

    Dokumentation der Fehler und Gegenmaßnahmen

    Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Kunden,

    Lieferanten und den eigenen Mitarbeitern

    Stabilität der Abläufe schafft Effizienz

    Verschwendungen werden bewusst gemacht und gezielt reduziert.

Das VFMEA-Auftaktprojekt dem Kennenlernen, dem Vertrautmachen und der Übung. Ergebnis des Auftaktprojekts ist u.a. die erste betriebsinterne Fehlersammelliste, sowie der erstellte Maßnahmenkatalog.

Die Dokumente belegen die systematische Analyse der eigenen Betriebsstruktur und dokumentieren durchgeführte Aktionen.

Die fünf Methodenschritte:

1. Startgespräch: Die Geschäftsführung und das Moderationsteam erörtern die Projektziele, sprechen über Fehlerschwerpunkte, definieren die Rahmenbedingungen und legen die Teilnehmer fest. Das Gespräch dauert ein bis zwei Stunden.
2. Teamsitzung Teil 1: Ausgewählte Mitarbeiter (ca. 8 Personen) mit dem Moderationsteam zusammen. Hier steht die Erstellung der Fehlersammelliste und Sondierung der wichtigsten Nennungen an. Die Sitzung dauert drei Stunden.
3. Teamsitzung Teil 2: In gleicher Zusammensetzung werden die Ursachen für die getroffene Fehler-Auswahl ermittelt, sowie geeignete Abstellmaßnahmen definiert. Nach drei Stunden endet sie mit dem Überreichen der Teilnahmebescheinigungen.
4. Nachbesprechung: Die Moderationsleitung informiert die Geschäftsführung über das Ergebnis der Teamsitzungen. Sie erörtert die erstellten Dokumente und übergibt alle Dokumentationen und Protokolle. Das Gespräch dauert zwei Stunden.
5. Zukunftsgespräch: Geschäftsleitung, interner Koordinator und Moderationsleitung besprechen gemeinsam die vorgeschlagenen Maßnahmen und die Möglichkeit der künftigen VFMEA-Routine im Betrieb.