SCRUM Methode - Ansatz zum agilen Handeln im Team

Mit der SCRUM Methode wird das aktive Managen des Umsetzungsprozesses fokussiert, um nachhaltiger eine positivere Entwicklung zu gestalten und einen erfolgswirksamen Nutzen zu erzielen.

Die Scrum Methode unterstützt den agilen und teamorientierten Umsetzungsprozess von komplexen Themen und Projekten im Unternehmen. Sie unterstützt, fördert und verbessert nachhaltig den Entwicklungs- oder Umsetzungsprozess im Team durch die Fokussierung der Themen und durch das Aufbrechen der Handlungsfelder in zeitnahe bearbeitbare Teilschritte. Durch das aggressive Managen von umsetzbaren Teilschritten wird die Bearbeitung im Team in den Fokus gerückt und somit einforderbar und verpflichtender gestaltet.  

Geschichtlich gesehen entstand das Scrum Management aus der Softwareentwicklung und kann, wenn richtig ausgelegt, auch sehr zielführend in der Projektarbeit, im Veränderungsprozess, im Changemanagement, in Verbesserungsprojekten, im administrativen Bereich und in der Produktion eingesetzt werden. 

Wie früher in der Schule, in der Lehre oder im Studium wissen wir doch eigentlich alle, dass der beste Lern- und Vorbereitungsprozess der ist, stets konsequent mit zu lernen. Anstelle des „Endzeit-Stresses“ bei dem immer näher rückenden Prüfungstermin, hätte man durch wahrscheinlich täglich nur 15 Minuten nachbereiten und wiederholen des Lernstoffes gelassen und gut vorbereitet auf die Prüfungszeit gehen können. Aber trotzdem wurden viele von uns von den tatsächlich eintretenden Prüfungsterminen immer wieder überrascht. „Wie nur noch zwei Wochen, jetzt muss ich aber wirklich einmal anfangen zu lernen!“ und so ergaben sich jedes Mal stressige Tage direkt vor den Prüfungen.

Aber was hat uns dazu bewegt immer wieder in die gleiche bekannte Falle hineinzutreten? Sicher kann man hier viele individuelle Gründe finden, die zu diesem Verhalten geführt haben. Einer dieser Gründe, der uns auch heute noch in der Arbeitswelt verfolgt, ist sicher die unzureichende Priorisierung der Themen. Wenn wir ganz ehrlich sind, sind diese Themen für uns zu lange nicht wichtig und nicht dringend genug gewesen, um wirklich im Tagesgeschäft kontinuierlich daran zu arbeiten. 

Und so verschieben wir auch heute noch in den Unternehmen die Projektthemen und die damit verbundenen einzelnen Aktivitäten nach hinten, bis sie so dringend und wichtig sind, dass man nicht mehr daran vorbeikommt, sie zu erledigen. In „Hau-Ruck“ Aktionen werden dann die Aktivitäten zwangsweise umgesetzt. Teils funktionieren diese Vorgehensweisen auch sehr gut und man kommt mit einem „blauen Auge“ davon. Jedoch bei steigender Komplexität der Themen stellt man in der Praxis immer wieder fest, dass hinter vermeintlich einfachen Themen doch eine Vielzahl von Aktivitäten steckt, die in der verbleibenden Zeit gar nicht abgeleistet werden können. So leidet sehr oft die Qualität der Bearbeitung darunter und die Abgabetermine und die Lieferfristen können nicht eingehalten werden. 

Nun muss man sich sicherlich die Frage stellen, ob die Schwerpunktthemen mit solch einer „Hau-Ruck“ Vorgehensweise eine ausreichende Wertschätzung und Professionalität erfahren? Andererseits stellt sich hier die einfache Frage, ob man sich so etwas in der heutigen Zeit noch leisten kann? Vom Warten einzelner Teammitglieder auf die Fortschrittsmeldung, über die Verzögerung der ergebniswirksamen Umsetzung bis hin zur Gefährdung der Nachhaltigkeit kann dieser unbestimmte Teamprozess zu schwerwiegenden Verstimmungen führen.

Immer wieder stellen wir in Unternehmen fest, dass sich Projekte, Themen und Realisierungsfahrpläne verzögern. Bei der Ursachenforschung werden oft ähnlich Gründe aufgedeckt. Von der fehlenden Zielstellung, über die Priorisierung bis hin zu unzureichenden Handlungsvollmachten und mangelnden Ressourcen, werden immer wieder bekannte Ursachen zu Stolpersteinen in der Umsetzung. Erschwerend kommt hinzu, dass durch die fehlende Transparenz sehr oft in den zuständigen Kreisen nicht einmal ein Handlungszwang entsteht. So werden Verzögerungen und langwierige Umsetzungen schlicht weg hingenommen. 

Nicht selten gerät so der Optimierungsprozess, die Umsetzung der Verbesserungsthemen oder sogar der gesamte Kulturwandel im Veränderungsprozess ins Stocken und führt in Folge zu unüberwindbaren Widerständen, unlösbaren Hindernissen oder zum Abbruch. 

Trotz des Wissens um die Wichtigkeit dieser Veränderungsprozesse wird im Generellen versucht, mit meist sehr unflexiblen Projektmanagementsystemen diesen Herausforderungen entgegenzutreten. 

Auf der Basis der Erkenntnisse aus der Softwareentwicklung, dass die Ergebnisse nicht in der richtigen Zeit, in der richtigen Qualität und zu den richtigen Kosten erzielt werden können, hat sich neben dem klassischen Projektmanagement über die Jahre die Scrum Methode zur effizienteren Themenbearbeitung entwickelt.  

Ausgehend von den Schwächen des klassischen Projektmanagements bezüglich der meist zu statischen Themenbearbeitung im Team, der unbefriedigenden Termineinhaltungen und der fehlenden und zeitnahen Eingriffsmöglichkeiten, hat sichdie Scrum Methode als erfolgreiche Alternative im Rahmen des agilen Managements immer stärker hervorgehoben.

Mit Hilfe der Scrum Methode wird nicht mehr versucht, bei komplexen Themen das Unplanbare zu planen, viel mehr wird bei Scrum auf die Agilität und Handlungsfähigkeit des fokussierten Teams gesetzt. Indem das Team mit Hilfe von kleinen kurzzyklischen Einheiten den Umsetzungsprozess konsequenter managt. Ähnlich dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess wird bei Scrum in kleinen Schritten die Abarbeitung der Handlungsfelder erfolgreich gestaltet.

Wird die Methode des Scrum bedarfsgerecht in den jeweiligen Bereichen angepasst und angewandt, führt dies meist zu einer deutlichen Verbesserung der Bearbeitung der Themenschwerpunkte, Projekte und Handlungsfeldern im Team.

So kann die Scrum Methode sehr gut in allen Themen und Projekten in der Administration oder auch in den Einführungsprozessen von KVP, TPM oder den Lean Prinzipien bis hin zum Veränderungsprozess unterstützend eingesetzt werden.

Mit Scrum den Umsetzungsprozess aggressiv für alle Beteiligten erlebbar gestalten! 

Bei der Scrum Technik handelt sich um eine Methode zur Einführung und Unterstützung des agilen Managements bei der Umsetzung von Schwerpunktthemen. Dabei soll durch die Scrum Methode der Rahmen geschaffen werden, dass ein Team systematischer, strukturierter, fokussierter und vor allem konsequenter, aggressiver und messbarer an komplexen Projekte und Themen arbeitet und diese somit erfolgreicher vorantreibt. 

Ganz nach dem Motto „Wenn man einen Elefanten essen will, dann geht das nur, wenn man Ihn in Scheiben schneiden!“ bietet die Scrum Methode eine strukturierte Möglichkeit um komplexe Themen und Projekte in verständliche und vor allem bearbeitbare Teilschritte aufzubrechen. 

Die Scrum Methode umfasst folgenden vereinfachten Grundablauf: 

1. Vorstellung der gemeinsamen Ausrichtung (1x pro Thema)
2. Erarbeitung der Zielstellungen für das Thema oder Projekt (1x pro Thema, mögliche Konkretisierungen innerhalb des Projektes)
3. Ableitung von Handlungsfeldern im „Meeting Handlungsfelder“ (1 x pro Thema, Anpassung bei Bedarf durch den Projektbesitzer)
4. Zyklisches herunterbrechen der einzelnen Handlungsfelder in bearbeitbare Teilschritte im den „Meetings Sprintblog“ (Täglich bis wöchentliche Treffen bis zum vollständigen Abschlusses des Projektes) 
5. Prüfen der Ergebniswirksamkeit (je nach Fortschritt, mindestens 1 x pro Monat Statusmeldung)
6. Dokumentation und Kommunikation des Entwicklungstandes (je nach Fortschritt, mindestens 1 x pro Monat Statusmeldung)
7. Feedbackschleife zum Projekt und Weiterentwicklung der Zusammenarbeit (mindestens 1 x pro Projektende)

Unterstützend setzt die Scrum Methode darauf, dass mit Hilfe der steigenden Transparenz durch ein aktives visuelles Management und der somit verbesserten Überprüfbarkeit der Auswirkungen das Handeln des gesamten Teams gefördert wird. 

Die Scrum Methode bietet somit ein Hilfsmittel zur Verbesserung der Organisation der Teams und der damit verbundenen Teamarbeit, indem die Ausrichtung fokussiert, die Struktur verdeutlicht und die Kontrolle gewährleistet wird. 

Dabei sind im Rahmen der Scrum Methode verschiedene Erfolgsfaktoren zu beachten: 

1. Kultur für Scrum 

Bei der Betrachtung der notwendigen Kultur steht der Teamprozess im Vordergrund. Hieraus ergeben sich folgende zu beachtende Werte (SFORM): 

• Selbstverpflichtung – sich einem Ziel zu verpflichten 
• Fokus – auf klare einzelne Themen und deren Bearbeitung 
• Offenheit – im Umgang mit dem Sichtbarmachen aller Informationen
• Respekt – gegenüber den Teammitgliedern und Beteiligten
• Mut – zu haben, um zu handeln   

2. Rollenverständnis

Im Scrum Management sind die Rollen aller Beteiligten klar definiert.   

Folgende Hauptrollen werden im Scrum gesehen: 

- Projektbesitzer (Product Owner) 

Die Rolle des Projektbesitzers besteht darin, eine klare Auftragsstellung zu formulieren, den Rahmen für das Thema aufzuzeigen und in Summe gesamtverantwortlich für die Umsetzung des Gesamtauftrages zu sein. So bestimmt auch der Auftraggeber die Prioritäten und die zu bearbeitenden Handlungsfelder oder Grobthemen. In Folge trägt der Projektbesitzer auch die abschließende Entscheidungsvollmacht für die Ausprägungen und Varianten der Lösungsumsetzung. Der Projektbesitzer ist im Verbesserungsprozess sehr oft die jeweilige Führungskraft.

- Moderator (Scrum Master) 

Die Aufgabe des Scrum Masters ist, dass Team zu moderieren, methodisch zu unterstützen und die grundsätzlichen Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Teamarbeit sicherzustellen. So fungiert der Moderator als Schnittstelle zu anderen Abteilungen oder zur Geschäftsführung, wenn das Team nicht in der Lage ist, eigenständig die Themen zu bearbeiten. 

- Team (Scrum Team) 

Das Team hat die Rolle, strukturiert in den abgesteckten Parametern in der vorgeschriebenen Zeit, die erforderlichen Ergebnisse auszuarbeiten. 

Zusätzlich gibt es noch viele weitere Rollen, die bedarfsgerecht mit eingebunden werden können, wie der Anwender, der Kunde, der Manager oder die Führungskraft.   

3. Grundelemente 

Folgende Grundelemente zeichnen die Scrum Methodik aus: 

• Vision – Ausrichtung auf einen idealen Zustand
• Handlungsfelder, Themenspeicher (Backlog) – Welche Themen müssen zur Umsetzung der Vision betrachtet werden
• Ziele der Handlungsfelder / Themenspeicher – Was soll durch dieses Handlungsfeld erreicht werden? Was steckt hinter diesem Handlungsfeld?
• Auftragsspeicher / Aktuelle Themen (Sprintlog) -Die aktuellen Themen die im Team nach der Priorisierung bearbeitet werden sollen
• Einzelmaßnahmen (Task) - sind die Einzelaktivitäten im Umsetzungsprozess
• Ergebniskontrolle (Inkrement) – Überprüfbarkeit der Ergebniswirksamkeit der einzelnen Aktivitäten.
• Zusätzlich gibt es einige weitere Elemente die rund um Scrum zum Einsatz kommen können  

4. Hilfsmitteln

- Scrum Board – Hilfsmittel zur visuellen Unterstützung des Scrum-Ablaufs und der Scrum Meetings. 

Auf diesen Tafeln wird der Scrum Prozess und die damit verbundene Entwicklung der einzelnen bearbeiteten Themen für alle Beteiligten visuell abgebildet. Solch ein Scrum Board kann sowohl in manueller, wie auch in digitaler Form aufgebaut und genutzt werden. Die Praxis zeigt, dass ein manuelles Scrum Board den Vorteil hat, dass die agile Teamarbeit stärker gefördert wird, während bei der digitalen Variante die Dokumentation und der nachträgliche Workflow einfacher abgebildet werden kann. 

5. Regeln 

Ganz entscheidend für die effiziente Durchführung der Scrum Methodik sind klare Standards und Spielregeln, die von Allen verstanden und eingehalten werden.

Folgende Regeln bilden die Grundlage: 

• Standards: wer ist für welchen Aufgabenbereich zuständig? 
• Regel für den effizienten Ablauf der Scrum Methode gerade im Punkt Zeit 

(Wann? Wie lange? Dauer der Sprechzeiten? Was muss dafür geschaffen werden?) 

• Regeln im Umgang miteinander im Team
• Regeln rund um die Abarbeitung (Wann ist was fertig?)
• Regeln zur Messbarkeit der Verbesserungen 

Die Praxis zeigt, dass in vielen Unternehmen die Probleme bekannt sind. Es ist teilweise sogar bekannt, was gemacht werden müsste? Aber was hindert uns daran diese Themen konsequent anzugehen?

Sind wir es in den Unternehmen nicht langsam leid, dass zum Teil immer wieder die gleichen „Säue durch das Dorf“ getrieben werden müssen? 

Und hier setzt die Scrum Methode mit einem pragmatischen Ansatz an, um das Managen des zielgerichteten Handelns im Team zu unterstützen! 

Das Ziel der Scrum Methode sind: 

Erkennen 

• Verständlichkeit der Ausrichtung und Schwerpunkte 
• Steigerung der Handlungsfähigkeit durch Transparenz 
• Sensibilisierung des Bewusstseins für das Erkennen von Abweichungen 

Bearbeiten

• Fokussierung der zu bearbeitenden Themen 
• Zielgerichtete Bündelung der Ressourcen 
• Konsequente Bearbeitung der Themen in Teilschritten
• Steigerung der Beherrschbarkeit der Bearbeitbarkeit der Arbeitspakete im Team 
• Priorisiertes Treiben der Aktivitäten  

Nachhalten

• Selbstverpflichtung der Beteiligten zur Zielerreichung
• Kontrolle der Ergebniswirksamkeit 
• Verständnis für: „Sich messen an den Ergebnissen“ 
• Gezieltes Feedback schleifen 
• Lernen aus dem Handeln 

In Summe sollen durch die Scrum Methode die zu bearbeitenden Themen schneller und ergebniswirksamer nachhaltig implementiert werden.  

Scrum versucht dabei nicht das unplanbare herkömmliche Projekt zu verfolgen, sondern die Veränderungen und Entwicklungen in der Bearbeitung zu managen. 

6. Vorgehensweise: 

Die hier beschriebene Vorgehensweise für die Anwendung der SCRUM Methode wurde an die Gegebenheiten des Verbesserungsprozesses angepasst und ist nicht mehr die ursprüngliche Methode zur Softwareentwicklung. 

Die Vorgehensweise gliedert sich in drei Phasen: 

1. Einführung 
2. Anwendung 
3. Nachbereitung und Entwicklung 

Einführung: 

Für die Einführung kann folgende Vorgehensweise genutzt werden. 

Schritt 1: Vorabstimmung der Ausrichtung 

In diesem Schritt soll mit den verantwortlichen Führungskräften die grundsätzliche Ausrichtung gemeinsam abgestimmt werden. So soll durch das gemeinsame Verständnis das Kommitment zur Methode gestärkt werden. Zusätzlich bietet es sich an, in diesem Schritt die allgemeine Auslegung der Methode und den Rahmen zu definieren. Hier ist es bereits wichtig, dass mögliche Hilfsmittel, wie die Nutzung eines Scrum Boards gemeinsam abgestimmt werden.

Schritt 2: Auswahl der Schwerpunkte und Projekte 

Diese Auswahl kann in einem Big-Picture Workshop, Visionsworkshop oder auch in einem Strategiemeeting oder nach einem Analyseprozess definiert werden.  Zusätzlich sollten zu diesem Zeitpunkt auch die Prioritäten klar dargestellt und an alle Beteiligten vermittelt werden. 

Schritt 3: Zuteilung der Projektbesitzer (Projektowner)

Jedem ausgewählten Projekt oder Thema wird ein fester Hauptverantwortlicher zugeordnet. Dieser Hauptverantwortliche trägt als Projektbesitzer nachher die Hauptverantwortung, kennt die Rahmenbedingungen, hat den Gesamtüberblick und dient somit als Auftragsgeber für das Team. Des Weiteren ist der Projektbesitzer der Entscheidungsträger und die richtungsweisende Kraft im Prozess.

Schritt 4: Festlegung der Rahmenbedingungen und Entscheidungskriterien

In diesem Schritt werden zu den jeweiligen Themen mit den Führungskräften und den Projektbesitzern die Entscheidungskriterien und Messkriterien festgelegt. Zusätzlich wird der Rahmen und das gemeinsame Verständnis abgesteckt.

So werden Begriffe, wie Ready (DoR) oder Done klar definiert. Unter dem Punkt Ready wird geklärt, wann und unter welchen Bedingungen ein Thema zur Bearbeitung im Team freigegeben wird. Das klingt jetzt sehr theoretisch, aber im Umsetzungsprozess hat die Praxis gezeigt, dass z.B. ein gleichzeitiges Starten zu vieler Themen ohne des Beachtens der Rahmenbedingungen schnell zu einer Überlast, zu wechselnden Priorisierungen oder sogar zur Gefährdung des Gesamtprojektes führen kann.

Unter dem Punkt Done wird geklärt, nach welchen Kriterien eine Aktivität oder Handlungsfeld abgeschlossen ist. Dies ist gerade im kontinuierlichen Verbesserungsprozess entscheidend, da auch hier abschließbare und messbare Teilschritte herausgearbeitet werden müssen. 

Schritt 5: Auswahl des Scrum Teams

Hierzu wird zu den Projekten ein Team von 5-8 Leuten ausgewählt. Hierzu werden Ressourcen und Fähigkeiten für eine erfolgreiche Umsetzung berücksichtigt. 

Schritt 6: Kick – Off Meeting

Im Kick-Off Meeting wird mit dem Team das Thema ausgearbeitet. Hierzu werden zuerst die Ziele und die aktuelle Ausgangssituation besprochen, um in Folge mögliche Handlungsfelder zusammenzutragen. 

Ganz nach den Kata-Prinzipien werden im Team folgende Fragen beantwortet: 

• Was sind unsere Ziele? 
• Was ist unsere aktuelle Ausgangssituation? 
• Was müssen wir tun, um vom aktuellen Stand auf unseren Zielzustand zukommen? 
• Was hindert uns an der Zielerreichung?
• Was sind mögliche Handlungsfelder? 

So werden in diesem Schritt die Handlungsfelder für das jeweilige Thema vorbereitet. 

Schritt 7: Überlegen, ob eine Projektstrukturplanung oder ein Story Mapping notwendig ist

Bei sehr komplexen Themen bietet es sich an, zusätzlich zu der Scrum Methode eine Projektstrukturplanung durchzuführen, um die Vielzahl von Handlungsfeldern zu priorisieren, zu strukturieren und eine Bearbeitungsreihenfolge festzulegen. 

Schritt 8: Hilfsmittel und Rahmen für die Sprint Meetings festlegen 

In diesem Schritt werden gemeinsam mit dem Team die notwendigen Hilfsmittel, das visuelle Management und die Spielregeln der Sprint Meetings abgestimmt, um so den Grundstein für das aktuelle Handeln in den Teamrunden zu legen. 

Die Praxis zeigt, dass ein Scrum Board den aktiven Teamprozess unterstützen kann. Über das Scrum Board wird die Entwicklung, der Verlauf und die aktuellen Themen visuell abgebildet. Der Scrum Prozess kann so im Team an der Tafel fokussiert werden und somit wird in der Praxis das Managen des Handelns unterstützt. Solch ein Board schafft aber auch im Team einen klaren und sehr prägnanten Kristallisationspunkt, der auch für den Teamprozess und deren Identifikation sehr nützlich sein kann. 

Falls Sie sich für ein Scrum Board entscheiden, sollte in diesem Schritt die Gestaltung gemeinsam erarbeitet werden.   

Schritt 9: Festlegung der Zyklen der Sprintmeetings

Zu Beginn des Projektes sollten klare und wiederkehrende Treffen für die Sprintmeetings fest definiert und eingeplant werden. Im Verlauf der Umsetzung kann und sollte die Frequenz bedarfsgerecht angepasst werden. 

Anwendung: 

Im Bereich Anwendung sind die zyklischen Sprint Meetings im Fokus

Schritt 1: Abklärung der Prioritäten und Schwerpunkte 

Vor jedem Sprint Meeting sollten durch den Projektbesitzer die Prioritäten geprüft und Schwerpunkte gesetzt werden.  

Schritt 2: Aktueller Stand: Abfrage des Standes der zu bearbeitenden Themen 

Hier geht es nicht um eine ausführliche Statusmeldung, sondern um eine zackige Abfrage, ob die Themen „in Arbeit“ sind, „Fertig“ sind oder ob Herausforderungen aufgetreten sind! Dies wird kurz von den einzelnen Mitarbeitern dargestellt.

Sind alle Themen bearbeitet, geht es weiter mit den nächsten Handlungsfeldern. Wenn jedoch die einzelnen Themen nicht bearbeitet sind, wird im Team die Umsetzung der bestehenden Aufgaben vorangetrieben.  

Schritt 3: Auswahl der priorisierten Handlungsfelder 

Bei der Auswahl der nächsten Handlungsfelder wird einerseits Umfang und Inhalte der Handlungsfelder im Team eingeschätzt und andererseits die Ressourcen und Kapazitäten des eigenen Teams betrachtet, um eine realistische Bearbeitung sicher zu stellen. Hierzu kann auch gut ein Zeitdauerbewertungssystem eingeführt werden. So können in Folge je nach freien Kapazitäten und Umfängen der einzelnen Themen nach dem Bewertungssystem weitere Handlungsfelder zur aktiven Bearbeitung freigegeben werden.

Schritt 4: Herunterbrechen der Handlungsfelder

In diesem Schritt werden nun die einzelnen Handlungsfelder in die einzelnen Teilschritte und bearbeitbaren Aktivitäten heruntergebrochen. Bitte beachten Sie, dass in der Praxis die meisten Aktivitäten meist viel zu groß und allgemeingültig formuliert werden. Dies hat oft zur Folge, dass sich hinter einfach klingenden Aktivitäten zu aufwendige Untermaßnahmen verbergen und so der jeweilige Umsetzer vor meist zu große Herausforderungen gestellt wird. Also nehmen Sie sich in diesem Schritt die Zeit und versuchen Sie die Handlungsfelder komplett herunterzubrechen, um so bearbeitbare Aktivitäten zu bekommen. Merken Sie sich, umso kleiner die Maßnahmen, um so einfacher und schneller kann diese Maßnahme bearbeitet werden. Zusätzlich können kleinere Maßnahmen deutlich besser im gesamten Team verteilt werden. So kann Jeder im Umsetzungsprozess beteiligt werden. Die Maßnahmengröße sollte stets so groß gewählt werden, dass Sie bis zum nächsten Meeting bearbeitet werden kann. 

z.B: Büro: 

Handlungsfeld: Ordnerstruktur auf dem Laufwerk schaffen (Wurde auch schon als Einzelmaßnahme gesichtet – aber ist viel zu groß) 

Mögliche Einzelmaßnahmen: 1. Aufnahme der bestehenden Strukturen, 2. Abstimmung mit Nutzern, was der aktuelle Stand ist? 3. Abstimmen welche Herausforderungen aktuell gesehen werden? 4. Entwurf und Aufzeigen von ersten Möglichkeiten für Standards zur Strukturierung im IT Bereich? 5. Abklärung des aktuellen Standes der Technik … und so weiter. 

z.B: Produktion: 

Handlungsfeld: Erstellen eines Wartungsplans   (Wurde auch schon als Einzelmaßnahme gesichtet – aber ist viel zu Groß)

Mögliche Einzelmaßnahmen: 1. Zusammentragen der aktuellen Wartungsaktivitäten 2. Abstimmung und Nachfragen bei der Instandhaltung 3. Betrachtung der Hauptstörungen, um mögliche weitere Wartungstätigkeiten zu identifizieren 4. Bestimmung der Dauer und möglicher Intervalle der Tätigkeiten 5. Entwurf eines Formblattes als Grundlage für den Wartungsplan … und so weiter. 

Ziel sollte hier sein, dass bis zum nächsten Treffen die einzelne Aktivität abgearbeitet werden kann. 

Schritt 5: Verteilung der Aktivitäten

Sind die Handlungsfelder sinnvoll heruntergebrochen, so kann sich das gesamte Team ein Bild über die Umfänge machen und die einzelnen Aktivitäten ausgehend von den Prioritäten, Kapazitäten und der Qualifikation im Team verteilen. Dabei ist darauf zu achten, dass stets das gesamte Team in dem Umsetzungsprozess beteiligt wird. 

Wer macht was bis zum nächsten Treffen? Diese Frage gilt es mit dem Team zum Abschluss jedes Sprint Meetings zu klären.

Nachbereitung und Entwicklung 

In der Nachbereitung gibt es zwei Zeitfenster: 

        a) Direkt nach dem Sprintmeeting 

        b) Direkt nach dem Abschluss des Themas 

Zu a) Nach dem Sprintmeeting: 

1. Schritt: Überprüfen der Ergebniswirksamkeit

Prüfen Sie mit dem Projektbesitzer und dem Maßnahmenumsetzer die Wirksamkeit der im letzten Sprintmeeting umgesetzten Aktivitäten wenn notwendig. 

2. Schritt: Dokumentieren und Standardisieren

Mit dem Projektbesitzer wird abstimmt, ob die erreichten Fortschritte dokumentiert und so standardisiert werden können. Dieses Abstimmen können je nach Bedarf durchgeführt werden, sollten aber mindestens 1 x pro Monat stattfinden. 

3. Schritt: Rückmeldung zum aktuellen Fortschritt 

Abklären mit den Verantwortlichen, ob der aktuelle Fortschritt befriedigend ist und ob etwaige Herausforderungen den Scrum Prozess behindern. 

Zu b) Direkt nach dem Abschluss des Themas

1. Schritt: Festlegung der Hilfsmittel zur Sicherung der Nachhaltigkeit 

2. Schritt: Überprüfen der Ergebniswirksamkeit 

3. Schritt: Roll-Out Planung (Release Planung) 

4. Schritt: Lernprozess mit einfließen lassen in den zukünftigen Scrum Prozess 

Hier gilt es auch im Team zu klären, was gut und was vielleicht nicht so gut im Scrum gelaufen ist. So kann auch Schritt für Schritt der Teamprozess verbessert werden.