Die KVP Maßnahmenerfassung: Immer Ärger mit den Stichpunkten
Kennen Sie auch das Problem?
Man sieht eine festgelegte KVP Maßnahme auf dem Projektplan und weiß nicht mehr, was damit genau gemeint war, als diese erfasst wurde.
So albern dieses Problem auch wirkt, es kommt immer wieder vor und ist vermutlich jedem schon einmal begegnet. In dem Irrglauben, Zeit zu sparen oder sich „kurz und bündig“ mitzuteilen, schreibt man nur ein paar lose Stichpunkt auf, so dass der Kontext verloren geht.
Die Universallösung zur Maßnahmenerfassung
Die Lösung ist hierbei denkbar einfach –Sie müssen die Maßnahmen richtig ausformulieren:
Schritt 1: Inhalt formulieren
Der einfachste Tipp ist: S-P-O. Was steckt dahinter? Die Praxis hat bereits gezeigt, dass bei der Erfassung der Maßnahmen die deutsche Grammatik hilft. Wie bei den Grammatikregeln ist die Mindestanforderungen für das Erfassen der Maßnahmen die SPO Regel: Subjekt – Prädikat – Objekt.
Klar hört sich dieser Tipp banal an, doch bereits das Befolgen dieser einfachsten Hilfestellung zeigt in der Praxis, dass Maßnahmenlisten nachvollziehbarer geführt werden.
Natürlich kann man bei der Formulierung der Maßnahmen noch weitere Herangehensweisen nutzen. Im Rahmen der Maßnahmenerfassung kann die abgewandelte 5W – Methode (Wer, Was, Wie, Wann, Wo) nutzbringend zum Einsatz kommen.
Schritt 2: Verantwortlichen definieren
Wenn man einfach ein Team für eine Maßnahme festlegt, besteht die Gefahr, dass nur wenig erledigt wird. Der Grund: Niemand fühlt sich verantwortlich. Man denkt einfach, dass es jemand anderes erledigt. Vermerkt man jedoch einen festen Verantwortlichen wird sofort klar, wer die Bezugsperson für diese Aufgabe ist. Die Ausrede, man sei nicht zuständig dafür, gilt somit nicht mehr.
Schritt 3: Feste Termine vergeben
Genauso wie feste Verantwortlichkeiten sind auch feste Termine entscheidend. Wenn man für jede Maßnahme ein klares Fälligkeitsdatum festlegt, wird die Maßnahme auch nicht dauernd verschoben und danach eventuell vergessen.
Bei all den Möglichkeiten, sollte stets das Ziel im Auge behalten werden:
Eine gute KVP Idee sollte nun wirklich nicht an einer schlampigen und zu kurzen Formulierung scheitern.
Wäre doch schade!
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