Ordnung & Struktur mit der visuellen 5S Fotosafari

Die 5S Fotosafari ist eine praktische Methode zur Optimierung der Ordnung, Sauberkeit und Struktur in Arbeitsbereichen der Fertigung und der Administration. Mit Hilfe der 5S Fotosafari werden nach den grundlegenden Prinzipien der 5S Methode Missstände, Abweichungen vom Soll-Zustand und Potentiale aufgedeckt, visualisiert, dokumentiert und systematisch in den Bearbeitungsprozess übergeben. Das Team erfasst direkt vor Ort, wie bei einer Safari, die Ist-Zustände in den jeweiligen Bereichen in Bild oder in Textform, um in Folge durch den Abgleich mit dem Soll-Zustand gemeinsame Handlungsfelder bezüglich Ordnung, Struktur und Arbeitssicherheit aufzudecken. Durch die praktische Vorgehensweise kann die  5S Fotosafari sehr gut in größeren Bereichen oder in der gesamten Abteilung, wie z.B. Lager, Großraumbüros oder Fertigungshallen, angewendet werden.  

Wie betriebsblind ist man und was steckt dahinter?

Sehen wir in unserem Tagesgeschäft noch die Dinge, die uns eigentlich hindern und missfallen? Diesen Fragen sollte man sich in regelmäßigen Abständen stellen, denn nur zu oft werden eigentliche Missstände im Tagesgeschäft geduldet oder sogar übersehen. 

Aber was führt dazu?

Wir wissen doch alle, dass abweichende Zustände für Mehrarbeit im Prozess sorgen oder sogar Risiken in der Arbeitssicherheit darstellen. Aber über die Zeit hinweg haben wir auch erfahren, dass diese Zustände angeblich nicht anderes zu lösen sind, der Aufwand zur Verbesserung zu hoch ist oder keiner fühlt sich verantwortlich. Nur allzu gerne schenken wir auch gutklingenden Ausreden unser Ohr, wohlwissend, dass wir selbst gerade auch nicht die Zeit und Ressourcen haben, um diese Zustände zu ändern.

Aber können wir es uns noch leisten, bei den steigenden Leistungsanforderungen, Missstände in Bezug auf Ordnung, Struktur und Arbeitssicherheit am Arbeitsplatz zu vernachlässigen?  

Ordnung, Sauberkeit und Struktur bilden neben der Arbeitssicherheit die Grundlage für die Gestaltung eines effizienten Arbeitsarbeitsplatzes und -bereichs. Jedoch werden auch diese Punkte manchmal im Tagesgeschäft vernachlässigt, da andere vermeintlich „wichtigere“ Themen eine höhere Priorität genießen. Oft stehen so Umsatz, Ausbringung und Produktivität weit vor den Themen der Ordnung, Sauberkeit und Struktur. In der Eile werden so Gegenstände unsachgemäß oder undefiniert abgestellt und abgelegt, um Fertigungsschritte, Aufgaben und Tätigkeiten möglichst schnell zu erledigen. Leider werden, nach Abschluss des Auftrags, die zurückbleibenden Missstände nicht immer behoben, da es schnell weiter zur nächsten Tätigkeit geht. Durch die fehlende Konsequenz, die Gegenstände sofort wieder dort hinzubringen, woher man sie geholt hatte, entstehen nach und nach Wartezeiten, Suchzeiten und Doppelhandling für die nachfolgenden Mitarbeiter. 

Allen Beteiligten ist zwar bewusst, dass Ordnung, Sauberkeit und Struktur wichtige Faktoren sind, jedoch liegt die Schwierigkeit in der Festlegung der eigenen Prioritäten sicher in der meist unzureichenden Messbarkeit der Vorteile eines strukturierten Arbeitsplatzes. Die Praxis zeigt, dass die Auswirkungen und Einsparpotentiale der optimalen Ordnung maßgeblich unterschätzt werden. 

So nehmen wir zwar Abweichungen vom Soll-Zustand wahr, jedoch wird nur allzu oft zu wenig getan, um diese zu beseitigen.

Mit Hilfe der Fotosafari, sollen auf dem Prinzip des Gemba Walks (Gehe vor Ort und betrachte dort das Geschehen) das Unternehmen, die Bereiche oder einzelne Arbeitsplätze gezielt nach den Aspekten der 5S Methodik durchleuchtet werden. Dabei sollen mit dem fokussierten Blick auf die 5S Kriterien im Team aktuelle Arbeitsplätze und -bereiche betrachtet, aktuelle Zustände erfasst, Abweichungen identifiziert und dokumentiert werden, um in Folge aus den gemeinsam gewonnenen Erkenntnissen Verbesserungspotentiale im Abgleich zum Soll-Zustand zu definieren. Meistens werden zusätzlich in der Vorbereitung bedarfsgerechte Schwerpunkte ausgewählt, um den Blick aller Beteiligten zu fokussieren. In der Praxis können verschiedenste Schwerpunkte zur Diskussion stehen. Zum Beispiel Struktur, Ordnung, Arbeitssicherheit, Kommunikation, Visualisierung - nur um Einige zu nennen. 

Die praktische Vorgehensweise der 5S Fotosafari zielt darauf ab, die Aktion mit allen Beteiligten durchzuführen, um das Bewusstsein und Verständnis jedes Einzelnen zu schärfen. 

So werden in Folge nach den 5S Kriterien,  

1. Sortiere aus – Gegenstände und Hilfsmittel auf deren Funktionalität und Notwendigkeit betrachtet, um hier bereits Notwendiges vom Nicht-Notwendigen zu trennen.
2. Säubere – Unter dem Gesichtspunkt wird die Sauberkeit des Bereichs begutachtet, um mögliche Schwachstellen, Verschmutzungsquellen und Gefahrenquellen aufzudecken.
3. Stelle hin – Hierbei wird der Arbeitsplatz hinsichtlich der Ordnung und Struktur betrachtet. Dabei wird darauf gezielt geschaut, ob jeder Gegenstand einen klar definierten und zugewiesenen Platz hat. Zusätzlich werden natürlich auch die Lage und der Platz an sich unter die Lupe genommen. Themen, wie Lage, Laufwege und Zugänglichkeit spielen auch hier einen nicht minder wichtigen Betrachtungsaspekt.
4. Standard festlegen – Unter diesem Gesichtspunkt werden die Arbeitsplätze hinsichtlich aller vorhanden Standards betrachtet, im Fokus ob klare unterstützende Strukturen und Visualisierungen vorhanden sind, die es dem Mitarbeiter erlauben, sich schnellst möglich zurecht zu finden oder Abweichungen zu erkennen. 
5. Sichern des Soll Zustandes – Hierbei wird noch einmal gezielt der Blick darauf geworfen, welche Instrumente vorhanden sind, um den Soll-Zustand abzusichern. 

die einzelnen Bereiche, Arbeitsplätze und das Umfeld bearbeitet. Hierbei bekommt die 5S Fotosafari ihren Namen, da die bildhafte Erfassung der Zustände (Fotos machen) das entscheidende Werkzeug ist. Mit diesen Bildern aus dem Rundgang wird im weiteren Verlauf im Team bearbeitet. Mit Hilfe der Bilder kann deutlich einfacher, zeitsparender und einbindender im Team gearbeitet werden. Der Kniff an der Geschichte ist, dass anhand der Bilder der aktuelle Zustand jeweils im Vergleich zum optimalen Soll-Zustand bewertet wird. So wird einerseits bewertet was bereits erreicht wurde und auf der Seite wird dargestellt, was noch alles zu tun ist, um den optimalen Zustand zu erreichen. 

Mit Hilfe der 5S Fotosafari soll der Grundstein für einen Hochleistungsarbeitsplatz geschaffen werden. Dabei stehen bei der Grundsteinlegung Themen im Fokus die dazu führen, gemeinsam ein sicheres, strukturiertes und sauberes Arbeitsumfeld zu schaffen. 

Weitere methodische Ziele der 5S Fotosafari sind: 

• Effiziente Strukturierung des Arbeitsbereichs 
• Beheben von bekannten Missständen 
• Reduktion von Verschwendungen 
• Steigerung der Arbeitssicherheit 
• Eliminieren von Gefahrenstellen 
• Verbesserung des Gesamteindrucks 

Ziele im Rahmen der Mitarbeiterentwicklung sind: 

• Schärfen des Bewusstseins für die Notwendigkeit für 5S  
• Einbindung der Mitarbeiter in die Be- und Ausarbeitung 
• Entwicklung von Multiplikatoren

Die praktische Vorgehensweise ermöglicht es, alle Beteiligte in den Verbesserungsprozess einzubinden.

Dabei gliedert sich die Vorgehensweise in 10-Schritte: 

Schritt 1: Führungskräftevorgespräch 

In dieser Abstimmung werden der zu betrachtende Bereich, die Ziele, die Schwerpunkte, das Team und Zeit und Umfang der Aktion festgelegt. In diesem Schritt empfiehlt es sich, auch mögliche Beweggründe der Führungskräfte zu diskutieren, um sowohl Schwerpunkte als auch Stolpersteine zu identifizieren. 

Schritt 2: Vorbereitung der 5S – Fotosafari 

In diesem Schritt wird die Aktion bestmöglich vorbereit. Dies umfasst von den Räumlichkeiten, über die Verpflegung bis hin zu den Arbeitsutensilien die Bereitstellung aller notwendigen Rahmenbedingungen. Abschließend zur Vorbereitung gilt es die Teilnehmer frühzeitig einzuladen, um eine optimale Vorbereitung zu gewährleisten. 

Nach der abgeschlossenen Vorbereitung kann es jetzt in die direkte Durchführung gehen. 

Schritt 3: Schulung der Beteiligten 

Zu Beginn der Fotosafari empfiehlt es sich, alle Teilnehmer in den Schwerpunkten der 5S Methodik und der damit verbundenen Zielstellung zu schulen. So kann bereits zu Beginn die später benötigte Sichtweise geschärft werden. Abschließend können im Rahmen der Schulung die Ziele und der optimale Soll-Zustand erarbeitet, Schwerpunkte besprochen und erste Handlungsfelder erfasst werden. 

Schritt 4: Verteilung der Aufgabe 

Bevor es jetzt losgeht, sollten im Team klar die Rollen bei der Durchführung definiert werden. Hierbei gilt es festzulegen: Wer führt? Wer moderiert? Wer macht die Fotos? Wer dokumentiert? 

Schritt 5: Fotosafari vor Ort 

Ist nun alles bereit, dann geht es direkt los in den jeweiligen ausgewählten Bereich. Mit dem Team wird nun der gesamte Bereich anhand der 5S-Kriterien und der Schwerpunkte durchleuchtet. Hierbei gilt es im Team den aktuellen Zustand in Bildern zu erfassen. Vorsicht, hier gilt es bestmöglich den gesamten Eindruck zu erfassen und nicht nur die schlechten Sachen hervorzuheben. So wird auch in diesem Punkt wertfrei die aktuelle Situation in Bildern festgehalten. Dabei bietet es sich an, mit Hilfe von beschreibbaren Karten die jeweiligen gemachten Bilder zu dokumentieren, so dass im Nachgang die Zuordnung erleichtert wird. Hierbei hat sich in der Praxis die Reihenfolgennummer und der Ort als hilfreich erwiesen.

Schritt 6: Bearbeitung der Fotosafari 

Nach der Beendigung des Rundgangs werden nun im Team die einzelnen Fotos besprochen. Hierzu können die Fotos ausgedruckt oder über einen Beamer gezeigt werden. Das wichtigste ist, dass alle Beteiligten ein klares Sichtfeld auf die Fotos haben. Bei der Besprechung der einzelnen Fotos wird nun der Ist-Zustand mit dem idealen Soll-Zustand und der im Voraus erarbeiteten Ziele abgeglichen. Ist der Zustand im Soll dann geht es weiter zum nächsten Bild. Findet das Team bei einzelnen Bildern Abweichungen vom Soll-Zustand, so werden diese Punkte sofort dokumentiert. Schritt für Schritt wird so der ganze Arbeitsbereich nach Abweichungen betrachtet.

Schritt 7: Lösungserarbeitung in der Fotosafari

Sind die Abweichungen erst einmal identifiziert, geht ins nun im nächsten Schritt darum, mögliche Lösungsansätze im Team zu erarbeiten. Hierzu können auch die einzelnen Schwerpunkte in Teams zur Abarbeitung gegeben werden. 

Schritt 8: Umsetzung in der Fotosafari

Hat man nun die Lösungen für die einzelnen Abweichungen gefunden, gilt es nun diese Lösungsansätze in bearbeitbare Maßnahmen umzuwandeln. In Folge empfiehlt es sich, jeweils die Zuständigkeiten und die Bearbeitungszeiträume klar zu definieren. Lässt es die zeitliche Planung zu, kann auch mit der Umsetzung der ersten Maßnahmen begonnen werden. 

Schritt 9: Überprüfung der Umsetzung 

Es empfiehlt sich, in einem festdefinierten Zeitraum in regelmäßigen Abständen an den jeweiligen Themen zu arbeiten, so dass für alle Beteiligten ein Fortschritt erlebbar wird. Zusätzlich sollte man sich Kristallisationspunkte setzen, an denen ein vordefinierter Grad der Abarbeitung sichergestellt wird. Auch hier liegt der Erfolg in der kontinuierlichen Verbesserung. 

Schritt 10: Festlegung von Standards

Nach der erfolgreichen Umsetzung können unterstützend einzelne Standards im Team ausgearbeitet werden, um diese nachhaltig zu sichern.